Gemeenteraad keurt toetredingsovereenkomst goed
Vanaf 1 januari 2026 schakelen alle Vlaamse lokale besturen over naar een digitale verwerking van overlijdens via het eLys-platform. Dit platform zorgt voor een efficiënte en veilige gegevensuitwisseling tussen gemeenten, artsen, uitvaartondernemers en crematoria. De gemeenteraad keurde op 20 november 2025 de toetredingsovereenkomst die nodig is om deze nieuwe werkwijze te starten goed.
Het overlijden van een persoon brengt vandaag een complex administratief proces met zich mee. Papieren attesten circuleren tussen verschillende partijen, wat tijd en kosten met zich meebrengt. Ook nabestaanden ervaren hierdoor extra administratieve lasten. Met eLys – een project van de Vlaamse overheid – wordt dit proces gedigitaliseerd, waardoor gegevens sneller en veiliger gedeeld worden, mét respect voor de privacy.
Werkwijze:
- De arts die het overlijden vaststelt, geeft digitaal de overlijdensgegevens in via de webtoepassing eLys.
- Lokale besturen ontvangen zo meteen de juiste informatie voor de opmaak van de overlijdensakte.
- De uitvaartondernemer geeft ook via eLys de nodige informatie door, waarna hij de afgeleverde toestemming tot begraven of crematie ontvangt. Ook de laatste wilsbeschikking is via het systeem ter beschikking, zodat de uitvaart zeker overeenstemt met de wensen van de overledene.
- Ook Vlaamse crematoria kunnen de toestemming tot crematie ophalen uit eLys.
Voordelen:
- Betere dienstverlening: nabestaanden worden ontlast van administratieve rompslomp.
- Minder administratie en kosten: een geschatte besparing van 300 tot 1.400 euro per jaar aan portkosten per lokaal bestuur en een tijdswinst van 20 tot 30 minuten per dossier.
- Snellere doorlooptijd: van 2,5 naar 1 werkdag voor de opmaak van de overlijdensakte en van 4 naar 2 werkdagen voor toestemming tot begraven of crematie.
Om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moeten alle lokale besturen een toetredingsovereenkomst ondertekenen. Deze overeenkomst regelt de verdeling van verantwoordelijkheden voor de verwerking van persoonsgegevens. Gemeente Oostkamp sluit deze overeenkomst af met Athumi, het Vlaams Datanutsbedrijf dat instaat voor de bouw en het beheer van eLys.
Jan de Keyser, burgemeester: “Dit Vlaamse project past volledig in de filosofie van Oostkamp. Het combineert de uitbreiding van onze digitale dienstverlening en een snellere service met interne efficiëntie.”
