Privacyverklaring

1.    Jouw privacy telt

Je privacy is erg belangrijk voor ons. We willen je persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van jou als natuurlijke persoon verzamelen en verwerken. We hebben het hier voortaan altijd over gegevens van jou als burger, of als andere betrokkene, zoals begunstigde, contactpersoon in een bedrijf, enz. In welke hoedanigheid ook, je rechten blijven dezelfde en ons bestuur gaat even zorgzaam om met je gegevens.

Het bestuur is een lokale overheid. De zetel van het bestuur is gelegen in de Siemenslaan 1, 8020 Oostkamp. Meer informatie over de activiteiten van het bestuur vind je op www.oostkamp.be.

Het bestuur is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Daarnaast verwerkt het bestuur ook persoonsgegevens in opdracht van de Vlaamse en Federale overheid. Daarbij volgt het de instructies van die andere entiteit.

Je moet erop kunnen vertrouwen dat het bestuur zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. Om dit te kunnen garanderen heeft het bestuur een goedgekeurd informatieveiligheidsbeleid. Dit beleid is in lijn met de relevante wetgeving.

2. Waarom verwerkt het bestuur persoonsgegevens?

Het lokaal bestuur ijvert voor een efficiënte en kwalitatieve dienstverlening om het welzijn van alle inwoners van onze gemeente te verbeteren. Het bestuur engageert zich om jouw persoonlijke informatie steeds veilig te beheren.

3. Mag het bestuur persoonsgegevens verwerken?

Als overheidsinstantie waken we er over om uw gegevens uitsluitend te verwerken als we hier een geldige rechtsgrond voor hebben. In hoofdzaak verwerkt het bestuur persoonsgegevens uitsluitend in het kader van een wettelijke opdracht of in het algemeen belang. In een beperkt aantal gevallen doen we dit op basis van een contractuele verbintenis of om de vitale belangen van een natuurlijke persoon te beschermen.

Daarnaast voorzien wij als overheidsinstantie cameratoezicht op het openbaar domein en aan onze gebouwen. Met deze bewakingscamera’s hebben we de bedoeling om gemeentelijke eigendommen te beschermen, overlast aan te pakken, de naleving van het GAS-reglement te controleren en de openbare orde te handhaven. De aanwezigheid van bewakingscamera’s wordt steeds gesignaleerd met pictogrammen. Indien je je begeeft op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat je wordt gefilmd. Daarbij worden dan ook jouw persoonsgegevens verwerkt

In andere gevallen zullen we u vragen om uw toestemming te geven voor het verwerken van uw gegevens. Dat is onder andere het geval voor:

  • Verwerken van beeldmateriaal: foto’s en video’s
  • Gebruik van contactgegevens voor nieuwsbrieven waarvoor je je inschrijft
  • Het gebruik van cookies op de website

4. Hoe verzamelt het bestuur persoonsgegevens?

Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt op vier manieren:

  • Het bestuur vraagt rechtstreeks bij je persoonsgegevens op, bijvoorbeeld via het e-loket waarbij de contactgegevens opgenomen worden in een gemeentelijk opvolgsysteem, of in functie van een concreet dossier, of om je als vrijwilliger te ondersteunen, …
  • Het bestuur raadpleegt bovenlokale authentieke gegevensbronnen van de overheid, zoals het rijksregister, de kruispuntbank sociale zekerheid, de dienst inschrijvingen voertuigen, patrimoniumdocumentatie, enz.
  • Het bestuur ontvangt je persoonsgegevens van andere overheidsinstanties, zorginstellingen, … in kader van jouw aanvraag.
  • Het bestuur krijgt gegevens binnen van eigen systemen, bijvoorbeeld cameratoezicht.

5. Wie verwerkt de persoonsgegevens?

De verwerkingen van persoonsgegevens gebeuren door medewerkers van het bestuur. Alle medewerkers vallen onder het wettelijke beroepsgeheim. Wij doen er alles aan om onze medewerkers continu bij te scholen over het belang van privacy en gegevensbescherming.

De medewerkers maken gebruik van geautomatiseerde systemen, die aangekocht zijn bij derden. Naast de IT-leveranciers, heeft het bestuur ook contracten in functie van personeelsbeheer, juridische bijstand, … Deze leveranciers zijn verwerkers die in opdracht van het bestuur persoonsgegevens behandelen. Om de privacy te garanderen, is een verwerkersovereenkomst met deze leveranciers afgesloten. Deze leveranciers zijn gehouden aan dezelfde rechtsgronden en beveiligingsmaatregelen als deze die van toepassing zijn op het bestuur.

Ingeval van cameratoezicht  krijgen enkel geautoriseerde personen toegang tot de opgenomen beelden.

Het bestuur kan samenwerken met andere overheidsinstanties. Deze partijen kunnen ook persoonsgegevens uitwisselen. Om de privacy te garanderen maken we contractuele afspraken over finaliteit, proportionaliteit, vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevensuitwisseling.

Het bestuur kan ook je persoonsgegevens vrijgeven: (i) indien wij hiertoe verplicht zijn volgens de wet of een ander wettelijk proces; (ii) aan wetshandhavingsautoriteiten of andere overheidsinstanties in overeenstemming met hun wettelijke bevoegdheden; (iii) wanneer wij denken dat vrijgave noodzakelijk of passend is om lichamelijke schade te voorkomen; of (iv) in verband met een onderzoek van vermoede of effectieve frauduleuze of illegale activiteiten.

6. Doorgifte van gegevens

Het bestuur bewaart en verwerkt je gegevens in hoofdzaak binnen de Europese Unie. Het bestuur zal ook enkel IT-systemen gebruiken die binnen de Europese Unie actief zijn.

Indien er geen gelijkwaardig alternatief is binnen de zone kan het bestuur gebruik maken van toepassingen die gegevens verwerken in landen buiten de Europese Unie, voor zover deze toepassingen voldoende waarborgen geven dat ze voldoen aan de Europese verordening, bij voorkeur omdat ze zich in de zogenaamd veilige landen bevinden.  

7. Bewaart het bestuur persoonsgegevens?

Het bestuur bewaart persoonsgegevens en baseert zich hiervoor op de wettelijk vastgelegde bewaartermijnen.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Na het verstrijken van deze termijnen worden de persoonsgegevens vernietigd volgens de procedure die beschreven staat in het informatieveiligheidsbeleid.

Specifiek voor cameratoezicht worden de beelden gewist na één maand indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast, een door het GAS-reglement gesanctioneerde gedraging of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.

8. Hoe beveiligt het bestuur persoonsgegevens?

Het bestuur treft gepaste administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige verwijdering, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde aanpassing, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, misbruik en enige andere onwettelijke vorm van verwerking van de persoonsgegevens in ons bezit. De mate van beveiliging wordt bepaald door een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.

9. Jouw rechten en keuzes

Je kunt je gegevens inkijken.

Wil je inzage in de gegevens die het bestuur over jou verwerkt, laat het dan weten. Sommige gegevens kun je zelf rechtstreeks inkijken via bijvoorbeeld het omgevingsloket.

Als je je recht van inzage uitoefent, zal het bestuur je een zo volledig mogelijk overzicht geven van jouw gegevens.

Je kunt je gegevens laten verbeteren.

Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die het bestuur over jou heeft opgeslagen niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen voor zover dit wettelijk is toegelaten.

Je kunt je gegevens laten verwijderen.

Je kunt altijd vragen om gegevens die het bestuur bijhoudt te laten verwijderen voor zover dit wettelijk is toegelaten.

Je kunt je verzetten tegen bepaald gebruik van gegevens.

Ben je het niet eens met de manier waarop het bestuur bepaalde gegevens verwerkt, dan kun je je daartegen verzetten. Verzet dat wij zullen inwilligen tenzij er wettelijke of dwingende gronden zijn om dat niet te doen, wat bijvoorbeeld het geval is als wij gegevens verwerken om de openbare veiligheid te garanderen.

Je kunt je verzetten tegen automatische profilering.

Het bestuur maakt geen gebruik van profilering op basis van automatische verwerkingen (logaritmes).

Je kunt vragen om je gegevens over te dragen aan een derde partij.

Je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je zelf aan het bestuur hebt verstrekt, aan jou of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen.

De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.

10. Updates met betrekking tot deze privacyverklaring

Het bestuur kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina. Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert het bestuur je via zijn website of andere communicatiekanalen.

11. Hoe ons te contacteren?

Het bestuur heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Deze bewaakt de toepassing van de wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming en kan je aanspreken als je vragen hebt bij de uitoefening van de hierboven opgesomde rechten.

privacy@oostkamp.be

Als je vragen of opmerkingen hebt over ons beleid “bescherming van persoonsgegevens”, of indien je je rechten wenst uit te oefenen of de informatie die wij over jou bezitten wenst te updaten, gelieve ons te contacteren op:

Gemeente- en OCMW-bestuur Oostkamp
Siemenslaan 1
8020 Oostkamp
België
Tel.: 050 819 819
Email: privacy@oostkamp.be

Om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent, kan het bestuur je identiteit verifiëren.

Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen. Dan kan het bestuur je vraag concreet en correct behandelen.

12.  Waar kan je terecht als je niet tevreden bent met de manier waarop we omgaan met jouw gegevens? 

We doen ons uiterste best om je persoonsgegevens correct te behandelen. Ben je toch niet tevreden met onze werkwijze, neem dan contact op met onze functionaris gegevensbescherming,

  • Per brief via functionaris gegevensbescherming, Siemenslaan 1, 8020  Oostkamp.
  • Per e-mail via privacy@oostkamp.be.

Je kan altijd een klacht neerleggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
02 274 48 00
02 274 48 35
contact@apd-gba.be