Zaalverhuur: De Pastorie

• Wingensestraat 2, Hertsberge

Grote zaal

Grote zaal: beschikbaarheid controleren of reserveren

• oppervlakte: 33 m²
• max. toegelaten personen, zonder tafels en stoelen: 49
• max. toegelaten personen, met stoelen: 41
• max. toegelaten personen, met stoelen en tafels: 33

Kleine zaal met keuken

Kleine zaal met keuken: beschikbaarheid controleren of reserveren

• oppervlakte: 19 m²
• max. toegelaten personen, zonder tafels en stoelen: 28
• max. toegelaten personen, met stoelen: 23
• max. toegelaten personen, met stoelen en tafels: 19

Grote zaal

• Tafels: 5 stuks
• Stoelen: 18 stuks 

Kleine zaal met keuken

• Kuismateriaal
• Afwasbak
• Koelkast
• Tafels: 2 stuks
• Stoelen: 8 stuks

De zaal kan gereserveerd worden door:

• Categorie 1 – Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
• Categorie 2 – Niet-erkende Oostkampse verenigingen en initiatieven
• Categorie 3 – Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
• Categorie 4 – Bedrijven en Oostkampse inwoners 

Voor Oostkampse inwoners (categorie 4):

• Enkel rustige activiteiten zoals communiefeest, babyborrel, rouwmaaltijd…
• Muziek beperkt tot 85dB 

Wat verwachten we van elke gebruiker? 

• De organisator is zelf eindverantwoordelijke 
• Laat de zaal opgeruimd en veegschoon achter
• Neem eigen materiaal en afval opnieuw mee
• Gebruik geen gevaarlijke producten (kaarsen, rookmachines, brandbare stoffen …)
• Veranker niets aan vloeren, wanden of plafonds
• Doof zelf de verlichting na gebruik
• Gebruik de zaal enkel voor de aangevraagde activiteit
• Enkel toegewezen ruimtes gebruiken
• Plaats gebruikte tafels en stoelen netjes terug in de voorziene karren/opslag 

Drank en catering 

• Wil je drank of voeding verkopen? → evenementenaanvraag verplicht
• Levering en ophalen van dranken telt mee in de gereserveerde uren
• Als gebruiker bestel je het vermoedelijke gebruik van dranken bij een brouwer naar keuze. (vanaf 1 september 2024)

Afval

• Je neemt je afval zelf mee
• De gemeente zorgt zelf voor toiletpapier en basiskuismateriaal 

Verzekeringen 

Iedere gebruiker moet beschikken over de nodige verzekeringen, zoals:

• burgerlijke aansprakelijkheid
• verzekering schade/brand/ongevallen tijdens activiteiten  

Schade 

Stel je schade vast? Meld dit meteen via email. 
Wordt achteraf schade vastgesteld, dan worden herstelkosten aangerekend.  

Hoe reserveren? 

Reserveer snel en eenvoudig via het online reservatiesysteem

Inwoners (categorie 4) reserveren via reservaties@oostkamp.be 
Vermeld: datum, doelgroep en type activiteit. 

Je reservatie is pas definitief na de bevestigingsmail. 

Wanneer kan je reserveren? 

Volgens gebruikerscategorie: 

• Categorie 1 & 2 – vanaf 15 november (voor komende 2 jaar)
• Categorie 3 & bedrijven – vanaf eerste werkdag januari (voor lopende + volgende jaar)
• Oostkampse inwoners – vanaf eerste werkdag van januari en max. 6 maanden vooraf reserveren 

Wijzigingen 

Wil je je reservatie aanpassen, bijvoorbeeld een andere datum, uur of zaal? 

• Een wijziging kan tot 7 werkdagen vóór de reservatie
• Je vraagt dit aan via email bij de dienst reservaties
• De wijziging is pas geldig nadat je een bevestigingsmail hebt ontvangen  

Annuleren

• Tot 90 dagen vooraf annuleer je gratis 
• Minder dan 90 dagen vooraf → volledige retributie wordt aangerekend
• Annuleren doe je via reservaties@oostkamp.be

Toegang 

• Haal je sleutel of badge af via de kluisjes aan OostCampus, Siemenslaan 1, 8020 Oostkamp
• Je ontvangt vooraf een code om je kluisje te openen
• Breng sleutel/badge onmiddellijk na gebruik terug via hetzelfde kluisje
• Sleutels/badges mogen niet worden doorgegeven of gekopieerd
• Verlaat de zaal uiterlijk 30 minuten na het einduur van je reservatie 

• De prijs voor het huren van een zaal wordt berekend per uur.
• De prijs per uur is afhankelijk van de grootte van de zaal, de aard van de activiteit en van de gebruiker (of de categorie).
• Er zijn 4 categorieën: 
  • Categorie 1 – Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
  • Categorie 2 – Niet-erkende Oostkampse verenigingen en initiatieven
  • Categorie 3 – Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
  • Categorie 4 – Bedrijven en Oostkampse inwoners 

Extra kosten

• Gebruik zonder reservatie → dubbel tarief
• Extra schoonmaak / afvalverwijdering → 50 euro per werkuur 
• Schadeherstel → 50 euro per uur + materiaalkost 

Reserveer je voor het eerst een zaal? Lees dan de praktische info op onze website. 

Voor volgende activiteiten is een evenementenaanvraag verplicht: 

• Elektronisch versterkte muziek 
• Verkoop van drank of voeding 
• Ontlenen van feestmateriaal of verdeelkasten
• Aanvragen van bekers of trofeeën (kampioenenviering) 
• Activiteiten op openbaar domein 
• Publiek toegankelijke evenementen