Zaalverhuur: Kerk Baliebrugge

• Torhoutsestraat 304 – 8020 Oostkamp

Polyvalente zaal gelijkvloers

Benedenzaal Baliebrugge: beschikbaarheid controleren en reserveren

• oppervlakte: 137 m²
• max. toegelaten personen, zonder tafels en stoelen staan: 120
• max. toegelaten personen, met stoelen: 114
• max. toegelaten personen, met stoelen en tafels: 90
• Stoelen: 80 stuks
• Tafels 4p: 20 stuks

In het bargedeelte

• Kuismateriaal
• Afwasbakken
• Drankenfrigo’s (3 stuks)
• Percolator: 2 stuks 
• Melkkan: 20 stuks 
• Suikerpot: 20 stuks 
• Koffiekannen: 20 stuks 
• Koffietassen en -borden: 150 stuks
• Dessertborden: 150 stuks 
• Grote borden: 150 stuks
• Vorken: 150 stuks 
• Messen: 150 stuks  
• Koffielepels: 150 stuks 
• Wijnglazen: 200 stuks 
• Frisdrankglazen: 150 stuks

Bovenzaal

Bovenzaal Baliebrugge: beschikbaarheid controleren en reserveren

• Oppervlakte: 211m²
• max. toegelaten personen, zonder tafels en stoelen staan: 170 personen
• max. toegelaten personen, met stoelen: 170 personen
• max. toegelaten personen, met stoelen en tafels: 170 personen
• Stoelen: niet aanwezig
• Tafels: niet aanwezig

De zaal kan gereserveerd worden door:

• Categorie 1 – Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
• Categorie 2 – Niet-erkende Oostkampse verenigingen en initiatieven
• Categorie 3 – Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
• Categorie 4 – Bedrijven

Wat verwachten we van elke gebruiker? 

• De organisator is zelf eindverantwoordelijke 
• Laat de zaal opgeruimd en veegschoon achter
• Neem eigen materiaal en afval opnieuw mee
• Gebruik geen gevaarlijke producten (kaarsen, rookmachines, brandbare stoffen …)
• Veranker niets aan vloeren, wanden of plafonds
• Doof zelf de verlichting na gebruik
• Gebruik de zaal enkel voor de aangevraagde activiteit
• Enkel toegewezen ruimtes gebruiken

OPGELET: Tafels en stoelen staan uitgestald. Plaats deze terug in de originele positie na gebruik. 

Muziek en geluid 

• Voor versterkte muziek na 22 uur of hoger dan 85DB is een evenementenaanvraag verplicht 
• Geluidsmeter verplicht bij muziek hoger dan 85dB 

Drank en catering 

Wil je drank of voeding verkopen? → evenementenaanvraag verplicht

Levering en ophalen van dranken telt mee in de gereserveerde uren

Als gebruiker bestel je het vermoedelijke gebruik van dranken bij een brouwer naar keuze. 

Afval

• Bij reservatie moet je aangeven of je de restafval- en PMD-containers wil gebruiken 
• Kostprijs: 50 euro per afvalcontainer 
• Afval achterlaten mag enkel in gehuurde containers en mits correcte sortering, anders moet het afval meegenomen worden

Verzekeringen en extra verplichtingen 

De organisator is zelf verantwoordelijk voor:

• Een geldige verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA).
• Een verzekering voor schade, brand en ongevallen tijdens de activiteit.
• De aanvraag via Unisono (SABAM + Billijke Vergoeding).
• Een eventuele vergunning voor het schenken van sterke drank.
• Een evenementenaanvraag indien van toepassing.
• Naleving van de richtlijnen rond alcoholverkoop en leeftijdscontrole.
• Minstens 2 volwassen verantwoordelijken die tijdens het evenement nuchter blijven.

Schade 

Stel je schade vast? Meld dit meteen via email. 
Wordt achteraf schade vastgesteld, dan worden herstelkosten aangerekend.  

Hoe reserveren? 

Reserveer snel en eenvoudig via het online reservatiesysteem

Je reservatie is pas definitief na de bevestigingsmail. 

Wanneer kan je reserveren? 

Volgens gebruikerscategorie: 

• Categorie 1 & 2 – vanaf 15 november (voor komende 2 jaar)
• Categorie 3 & bedrijven – vanaf eerste werkdag januari (voor lopende + volgende jaar)

Wijzigingen 

Wil je je reservatie aanpassen, bijvoorbeeld een andere datum, uur of zaal? 

• Een wijziging kan tot 7 werkdagen vóór de reservatie
• Je vraagt dit aan via email bij de dienst reservaties
• De wijziging is pas geldig nadat je een bevestigingsmail hebt ontvangen  

Annuleren

• Tot 90 dagen vooraf annuleer je gratis 
• Minder dan 90 dagen vooraf → volledige retributie wordt aangerekend
• Annuleren doe je via reservaties@oostkamp.be

Toegang 

• Haal je badge af via de kluisjes aan OostCampus, Siemenslaan 1, 8020 Oostkamp
• Je ontvangt vooraf een code om je kluisje te openen
• Breng badge onmiddellijk na gebruik terug via hetzelfde kluisje
• Badges mogen niet worden doorgegeven of gekopieerd
• Verlaat de zaal uiterlijk 30 minuten na het einduur van je reservatie 

• De prijs voor het huren van een zaal worden berekend per uur.
• De prijs per uur is afhankelijk van de grootte van de zaal, de aard van de activiteit en van de gebruiker (of de categorie).

De gebruikers worden in 4 categorieën ingedeeld:

• Er zijn 4 categorieën: 
  • Categorie 1 = Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
  • Categorie 2 = Niet-erkende Oostkampse verenigingen en initiatieven
  • Categorie 3 = Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
  • Categorie 4 = Bedrijven 

• De tijd nodig voor klaarzetten en opruimen moet ook aangevraagd en betaald worden.
• Bij het klaarzetten de dag voordien wordt de periode van 23 uur tot 6 uur niet in rekening gebracht.
• De periode tussen meerdere voorstellingen (zonder tussentijdse repetities) wordt niet aangerekend. In onderling overleg moet de zaal dan wel nog verhuurd kunnen worden.

Extra kosten

• Gebruik zonder reservatie → dubbel tarief
• Extra schoonmaak / afvalverwijdering → 50 euro per werkuur 
• Schadeherstel → 50 euro per uur + materiaalkost 

Reserveer je voor het eerst een zaal? Lees dan de praktische info op onze website. 

Voor volgende activiteiten is een evenementenaanvraag verplicht: 

• Elektronisch versterkte muziek 
• Verkoop van drank of voeding 
• Ontlenen van feestmateriaal of verdeelkasten
• Aanvragen van bekers of trofeeën (kampioenenviering) 
• Activiteiten op openbaar domein 
• Publiek toegankelijke evenementen