Startpagina
Ontspannen
Infrastructuur en reserveren
Vergader- en polyvalente zalen
Vergader- en polyvalente zalen: Oostkamp
Zaalverhuur Gemeentehuis
Zaalverhuur: Gemeentehuis

Zaalverhuur: Gemeentehuis

Zaalverhuur: Jan Wittoenzaal gemeentehuis beschikbaarheid bekijken of reserveren

Zaalverhuur: Ligardezaal gemeentehuis beschikbaarheid bekijken of reserveren

Inhoud

Gemeenteplein 1, Oostkamp

Zaalverhuur: Jan Wittoenzaal gemeentehuis beschikbaarheid bekijken of reserveren

Jan Wittoenzaal

oppervlakte: 35,60 m²
max. toegelaten personen, zonder tafels en stoelen: 53
max. toegelaten personen, met enkel stoelen: 44
max. toegelaten personen, met stoelen en tafels: 35

Zaalverhuur: Ligardezaal gemeentehuis beschikbaarheid bekijken of reserveren

Ligardezaal

oppervlakte: 33,90 m²
max. toegelaten personen, zonder tafels en stoelen: 50
max. toegelaten personen, met stoelen: 42
max. toegelaten personen, met stoelen en tafels: 33

Deze zalen bevinden zich op de 1ste verdieping aan de achterkant.
Er is een lift aanwezig om deze zaal te bereiken.

In de keuken boven

Aanwezig

Kuismateriaal
Flesopeners
Plateaus: 4 stuks
Koffietassen en -borden: 48 stuks
Dessertborden: 24 stuks
Koffielepels: 24 stuks
Glazen:
- Longdrink: 60 stuks
- Cava: 100 stuks

Afwezig

Grote borden
Bestek

In de zalen boven

Aanwezig

Wifi
TV-scherm + HDMI kabel
Tafels: 15 stuks
Stoelen: 40 stuks

Afwezig

Flipchart en stiften

De zaal kan gereserveerd worden door:

Categorie 1 – Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
Categorie 2 – Niet-erkende Oostkampse verenigingen en initiatieven
Categorie 3 – Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
Categorie 4 – Bedrijven en Oostkampse inwoners

Voor Oostkampse inwoners (categorie 4)

Enkel rustige activiteiten zoals communiefeest, babyborrel, rouwmaaltijd…
Muziek beperkt tot 85dB

Wat verwachten we van elke gebruiker?

Laat de zaal opgeruimd en veegschoon achter
Neem eigen materiaal en afval opnieuw mee
Gebruik geen gevaarlijke producten (kaarsen, rookmachines, brandbare stoffen …)
Veranker niets aan vloeren, wanden of plafonds
Doof zelf de verlichting na gebruik
Gebruik de zaal enkel voor de aangevraagde activiteit
Plaats gebruikte tafels en stoelen netjes terug

Drank en catering

Je mag als vereniging zelf geen koude dranken meebrengen
In de frigo’s van de keuken staat een assortiment drank. In de keuken zijn er ook glazen, flesopeners … beschikbaar (zie oplijsting hierboven).
De bestelling van de drank en de aanvulling van de frigo’s gebeuren door de gemeente.
Er zijn enkel kleine flesjes drank beschikbaar (geen grote flessen).
De wijn wordt aangerekend per fles.
Je noteert op het formulier prijslijst verbruikte dranken gemeentehuis_augustus2025.xlsx38 Kb(xlsx) de verbruikte dranken (en de eventueel gebroken glazen). In elk lokaal liggen een aantal invulformulieren. We vragen om dit ingevulde formulier samen met de lege flesjes in het vergaderlokaal achter te laten.
De facturatie van de verbruikte dranken aan de vereniging gebeurt via de gemeente.
Je staat zelf in voor eventuele warme dranken.
Sterke dranken zijn niet toegelaten.
Je zorgt als vereniging zelf voor de afwas. In de keuken zijn handdoeken en afwasmiddel ter beschikking.

Afval

Afval moet meegenomen worden

Verzekeringen

Iedere gebruiker moet beschikken over de nodige verzekeringen, zoals:

burgerlijke aansprakelijkheid
verzekering schade/brand/ongevallen tijdens activiteiten

Schade

Stel je schade vast? Meld dit meteen via email.
Wordt achteraf schade vastgesteld, dan worden herstelkosten aangerekend.

Hoe reserveren?

Reserveer snel en eenvoudig via het online reservatiesysteem

Inwoners (categorie 4) reserveren via reservaties@oostkamp.be
Vermeld: datum, doelgroep en type activiteit.

Je reservatie is pas definitief na de bevestigingsmail.

Wanneer kan je reserveren?

Volgens gebruikerscategorie:

Categorie 1 & 2 – vanaf 15 november (voor komende 2 jaar)
Categorie 3 & bedrijven – vanaf eerste werkdag januari (voor lopende + volgende jaar)
Oostkampse inwoners – vanaf eerste werkdag van januari en max. 6 maanden vooraf reserveren

Wijzigingen

Wil je je reservatie aanpassen, bijvoorbeeld een andere datum, uur of zaal?

Een wijziging kan tot 7 werkdagen vóór de reservatie
Je vraagt dit aan via email bij de dienst reservaties
De wijziging is pas geldig nadat je een bevestigingsmail hebt ontvangen

Annuleren

Tot 90 dagen vooraf annuleer je gratis
Minder dan 90 dagen vooraf → volledige retributie wordt aangerekend
Annuleren doe je via reservaties@oostkamp.be

Toegang

Haal je sleutel of badge af via de kluisjes aan OostCampus, Siemenslaan 1, 8020 Oostkamp
Je ontvangt vooraf een code om je kluisje te openen
Breng sleutel/badge onmiddellijk na gebruik terug via hetzelfde kluisje
Sleutels/badges mogen niet worden doorgegeven of gekopieerd
Verlaat de zaal uiterlijk 30 minuten na het einduur van je reservatie

De prijs voor het huren van een zaal wordt berekend per uur.
De prijs per uur is afhankelijk van de grootte van de zaal, de aard van de activiteit en van de gebruiker (of de categorie).
Er zijn 4 categorieën:
- Categorie 1 = Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen: 2 euro per uur
- Categorie 2 = Niet-Oostkampse verenigingen en initiatieven: 4 euro per uur
- Categorie 3 = Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen: 9 euro per uur
- Categorie 4 = Bedrijven en Oostkampse inwoners: 24 euro per uur

De tijd nodig voor klaarzetten en opruimen moet ook aangevraagd en betaald worden.
Bij het klaarzetten de dag voordien wordt de periode van 23 uur tot 6 uur niet in rekening gebracht.
De periode tussen meerdere activiteiten (zonder tussentijdse repetities) wordt niet aangerekend. In onderling overleg moet de zaal dan wel nog verhuurd kunnen worden.