Grote zaal: beschikbaarheid controleren of reserveren
Kleine zaal: beschikbaarheid controleren of reserveren
Inhoud
- Beekstraat 2, Waardamme
Grote zaal
Grote zaal: beschikbaarheid controleren of reserveren
- oppervlakte zonder podium: 208 m²
- max. toegelaten personen, zonder tafels en stoelen: 312
- max. toegelaten personen, met stoelen: 260
- max. toegelaten personen, met stoelen en tafels: 208
Kleine zaal
Kleine zaal: beschikbaarheid controleren of reserveren
- oppervlakte: 16,80 m²
- max. toegelaten personen, wanneer er geen tafels en stoelen zijn: 25
- max. toegelaten personen, met enkel stoelen: 21
- max. toegelaten personen, met stoelen en tafels: 16
Grote zaal
- Wifi
- Keuken
- Podium
- Geluidsinstallatie, micro en beamer
- Tafels:
- 34 schraagtafels
- 10 bistrotafels
- Stoelen: 224 stoelen
Keuken bij de grote zaal
- Afvalcontainer
- Kuismateriaal
- Afwasbak
- Koelkast
- Verwarminstoestellen
- Percolator: 1 klein + 2x groot
- Waterkoker
- Melk- en suikerpot: 15 stuks
- Kofiekannen: 20 stuks
- Koffietassen en -borden: 200 stuks
- Dessertborden: 200 stuks
- Soepborden: 200 stuks
- Grote borden: 200 stuks
- Bestek: 200 stuks
- Wijnglazen: 200 stuks
- Frisdrankglazen: 200 stuks
Niet-beschikbaar
- Plateaus
- Flesopeners
- Bierglazen
De zaal kan gereserveerd worden door:
- Categorie 1 – Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 2 – Niet-erkende Oostkampse verenigingen en initiatieven
- Categorie 3 – Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 4 – Bedrijven en Oostkampse inwoners
Voor Oostkampse inwoners (categorie 4):
- Enkel rustige activiteiten zoals communiefeest, babyborrel, rouwmaaltijd…
- Muziek beperkt tot 85dB
Wat verwachten we van elke gebruiker?
- De organisator is zelf eindverantwoordelijke
- Laat de zaal opgeruimd en veegschoon achter
- Neem eigen materiaal en afval opnieuw mee
- Gebruik geen gevaarlijke producten (kaarsen, rookmachines, brandbare stoffen …)
- Veranker niets aan vloeren, wanden of plafonds
- Doof zelf de verlichting na gebruik
- Gebruik de zaal enkel voor de aangevraagde activiteit
- Enkel toegewezen ruimtes gebruiken
- Plaats gebruikte tafels en stoelen netjes terug in de voorziene karren/opslag
Muziek en geluid
- Voor versterkte muziek na 22 uur of hoger dan 85DB is een evenementenaanvraag verplicht
- Geluidsmeter verplicht bij muziek hoger dan 85dB
- De grote zaal kan gehuurd worden als toneelaccommodatie (klank, licht, kleedkamer en hulp van een theatertechnicus)
Drank en catering
- Wil je drank of voeding verkopen? → evenementenaanvraag verplicht
- Levering en ophalen van dranken telt mee in de gereserveerde uren
- Als gebruiker bestel je het vermoedelijke gebruik van dranken bij een brouwer naar keuze.
Afval
- Bij reservatie moet je aangeven of je de restafval- en PMD-containers wil gebruiken
- Kostprijs: 50 euro per afvalcontainer
- Afval achterlaten mag enkel in gehuurde containers en mits correcte sortering, anders moet het afval meegenomen worden
Verzekeringen en extra verplichtingen
De organisator is zelf verantwoordelijk voor:
- Een geldige verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA).
- Een verzekering voor schade, brand en ongevallen tijdens de activiteit.
- De aanvraag via Unisono (SABAM + Billijke Vergoeding).
- Een eventuele vergunning voor het schenken van sterke drank.
- Een evenementenaanvraag indien van toepassing.
- Naleving van de richtlijnen rond alcoholverkoop en leeftijdscontrole.
- Minstens 2 volwassen verantwoordelijken die tijdens het evenement nuchter blijven.
- Security volgens het geldende fuifcharter en/of de richtlijnen van de politie.
Schade
Stel je schade vast? Meld dit meteen via email.
Wordt achteraf schade vastgesteld, dan worden herstelkosten aangerekend.
Hoe reserveren?
Reserveer snel en eenvoudig via het online reservatiesysteem
Inwoners (categorie 4) reserveren via reservaties@oostkamp.be
Vermeld: datum, doelgroep en type activiteit.
Je reservatie is pas definitief na de bevestigingsmail.
Wanneer kan je reserveren?
Volgens gebruikerscategorie:
- Categorie 1 & 2 – vanaf 15 november (voor komende 2 jaar)
- Categorie 3 & bedrijven – vanaf eerste werkdag januari (voor lopende + volgende jaar)
- Oostkampse inwoners – vanaf eerste werkdag van januari en max. 6 maanden vooraf reserveren
Wijzigingen
Wil je je reservatie aanpassen, bijvoorbeeld een andere datum, uur of zaal?
- Een wijziging kan tot 7 werkdagen vóór de reservatie
- Je vraagt dit aan via email bij de dienst reservaties
- De wijziging is pas geldig nadat je een bevestigingsmail hebt ontvangen
Annuleren
- Tot 90 dagen vooraf annuleer je gratis
- Minder dan 90 dagen vooraf → volledige retributie wordt aangerekend
- Annuleren doe je via reservaties@oostkamp.be
Toegang
- Haal je sleutel of badge af via de kluisjes aan OostCampus, Siemenslaan 1, 8020 Oostkamp
- Je ontvangt vooraf een code om je kluisje te openen
- Breng sleutel/badge onmiddellijk na gebruik terug via hetzelfde kluisje
- Sleutels/badges mogen niet worden doorgegeven of gekopieerd
- Verlaat de zaal uiterlijk 30 minuten na het einduur van je reservatie
- De prijs voor het huren van een zaal wordt berekend per uur.
- De prijs per uur is afhankelijk van de grootte van de zaal, de aard van de activiteit en van de gebruiker (of de categorie).
- Er zijn 4 categorieën:
- Categorie 1 = Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 2 = Niet-Oostkampse verenigingen en initiatieven
- Categorie 3 = Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 4 = Bedrijven en Oostkampse inwoners
Grote zaal met podium
| Soort activiteit | Categorie 1 | Categorie 2 | Categorie 3 | Categorie 4 |
| socio-culturele activiteiten (incl. maaltijden) | 4 euro per uur | 8 euro per uur | 18 euro per uur | 48 euro per uur |
| zonder toneelaccommodatie (voordacht, film ...) | 10 euro per uur | 20 euro per uur | 45 euro per uur | 120 euro per uur |
| met toneelaccommodatie (klank, licht, kleedkamers) | 20 euro per uur | 40 euro per uur | 90 euro per uur | 120 euro per uur |
| repetities | 2 euro per uur | 4 euro per uur | 9 euro per uur | 24 euro per uur |
| optredens en fuiven | 10 euro per uur | 20 euro per uur | 45 euro per uur | 120 euro per uur |
| inzet theatertechnicus | 35 euro per uur | 45 euro per uur | 75 euro per uur | 75 euro per uur |
| waarborg bij fuiven en optredens, op te volgen door de gemeente | 500 euro | 500 euro | 750 euro | 750 euro |
Kleine zaal
| Categorie 1 | Categorie 2 | Categorie 3 | Categorie 4 |
| 2 euro per uur | 4 euro per uur | 9 euro per uur | 24 euro per uur |
- De tijd nodig voor klaarzetten en opruimen moet ook aangevraagd en betaald worden.
- Bij het klaarzetten de dag voordien wordt de periode van 23 uur tot 6 uur niet in rekening gebracht.
- De periode tussen meerdere activiteiten (zonder tussentijdse repetities) wordt niet aangerekend. In onderling overleg moet de zaal dan wel nog verhuurd kunnen worden.
Extra kosten
- Gebruik zonder reservatie → dubbel tarief
- Extra schoonmaak / afvalverwijdering → 50 euro per werkuur
- Schadeherstel → 50 euro per uur + materiaalkost
Reserveer je voor het eerst een zaal? Lees dan de praktische info op onze website.
Voor volgende activiteiten is een evenementenaanvraag verplicht:
- Elektronisch versterkte muziek
- Verkoop van drank of voeding
- Ontlenen van feestmateriaal of verdeelkasten
- Aanvragen van bekers of trofeeën (kampioenenviering)
- Activiteiten op openbaar domein
- Publiek toegankelijke evenementen
