Bovenzaal: beschikbaarheid controleren of reserveren
Inhoud
- A. Rodenbachstraat 42, Oostkamp
De bovenzaal bestaat uit:
- bovenzaal A (kant sporthal met bar)
- bovenzaal B (geen bar, er is wel een mobiele tapinstallatie beschikbaar)
- keuken
Bovenzaal A en bovenzaal B kunnen apart gehuurd worden. Verder zijn ook volgende combinaties mogelijk:
- bovenzaal A + B
- bovenzaal A + B + keuken
- bovenzaal B + keuken
Bovenzaal A
- oppervlakte: 111,36 m²
- max. toegelaten personen, zonder tafels en stoelen: 167
- max. toegelaten personen, met stoelen: 139
- max. toegelaten personen, met stoelen en tafels: 111
Bovenzaal B
- oppervlakte: 91,35 m²
- max. toegelaten personen, zonder tafels en stoelen: 137
- max. toegelaten personen, met stoelen: 114
- max. toegelaten personen, met stoelen en tafels: 91
Bovenzaal A + B
- oppervlakte: 202,71 m²
- max. toegelaten personen, zonder tafels en stoelen: 304
- max. toegelaten personen, met stoelen: 253
- max. toegelaten personen, met stoelen en tafels: 202
In zaal A + B
- Wifi
- Beamer en scherm
- Geluidsinstallatie en micro
- Flipchart / stiften
- Bistrotafels: 16 stuks
- Tafels: 38 stuks
- Stoelen: 175 stuks
- Podium
- afmetingen: 250/200 cm - 435 cm (hoogte)
In keuken
- Afvalcontainer
- Kuismateriaal
- Afwasbak
- Werktafels (inox)
De zaal kan gereserveerd worden door:
- Categorie 1 – Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 2 – Niet-erkende Oostkampse verenigingen en initiatieven
- Categorie 3 – Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 4 – Bedrijven en Oostkampse inwoners
Voor Oostkampse inwoners (categorie 4)
- Enkel rustige activiteiten zoals communiefeest, babyborrel, rouwmaaltijd…
- Muziek beperkt tot 85dB
Wat verwachten we van elke gebruiker?
- De organisator is zelf eindverantwoordelijke
- Laat de zaal opgeruimd en veegschoon achter
- Neem eigen materiaal en afval opnieuw mee
- Gebruik geen gevaarlijke producten (kaarsen, rookmachines, brandbare stoffen …)
- Veranker niets aan vloeren, wanden of plafonds
- Doof zelf de verlichting na gebruik
- Gebruik de zaal enkel voor de aangevraagde activiteit
- Enkel toegewezen ruimtes gebruiken
- Plaats gebruikte tafels en stoelen netjes terug in de voorziene karren/opslag
Muziek en geluid
- Voor versterkte muziek na 22 uur of hoger dan 85DB is een evenementenaanvraag verplicht
- Geluidsmeter verplicht bij muziek hoger dan 85dB
- De organisator zorgt zelf voor klank- en lichtinstallaties
- Geluidsboxen moeten naar het midden van de zaal gericht worden
Drank en catering
- Wil je drank of voeding verkopen? → evenementenaanvraag verplicht
- Levering en ophalen van dranken telt mee in de gereserveerde uren
- De keuken kan enkel gebruikt worden om maaltijden op te warmen en niet om ter plaatse warme maaltijden te bereiden.
- Bij maaltijden is de gebruiker volledig vrij bij het kiezen van een traiteur
- Gasflessen zijn binnen niet toegelaten
- Er zijn 2 mogelijkheden:
- Uitbating door de gebruiker zelf
- Je koopt de dranken aan bij de uitbater van Cafetaria De Valkaart.
- Je koopt de dranken aan 40% van de prijzen in Cafetaria De Valkaart.
- De bestelling gebeurt bij voorkeur minstens 1 maand voor de activiteit.
- De vereniging staat zelf in voor de afwas.
- Uitbating door de uitbater van Cafetaria De Valkaart (op vraag van de gebruiker)
- Je maakt bij voorkeur minstens 1 maand voor de activiteit afspraken met de uitbater van Cafetaria.
- Je maakt concrete afspraken over:
- het aantal aanwezigen
- het klaarzetten van de zaal
- gewenste dranken
- De afwas gebeurt door de uitbater.
- Als de omzet (op basis van de prijzen in de cafetaria) hoger is dan 300 euro exclusief btw, dan moet de uitbater een korting van 10% aan de vereniging geven.
- Uitbating door de gebruiker zelf
- Voor alle praktische afspraken neem je via mail of telefonisch contact op met de uitbater Christof Vanderspurt 0477 623 625 of christof_vanderspurt@hotmail.com.
Afval
- Bij reservatie moet je aangeven of je de restafval- en PMD-containers wil gebruiken
- Kostprijs: 50 euro per afvalcontainer
- Afval achterlaten mag enkel in gehuurde containers en mits correcte sortering, anders moet het afval meegenomen worden
Verzekeringen
Iedere gebruiker moet beschikken over de nodige verzekeringen, zoals:
- burgerlijke aansprakelijkheid
- verzekering schade/brand/ongevallen tijdens activiteiten
Schade
Stel je schade vast? Meld dit meteen via email.
Wordt achteraf schade vastgesteld, dan worden herstelkosten aangerekend.
Hoe reserveren?
Reserveer snel en eenvoudig via het online reservatiesysteem
Inwoners (categorie 4) reserveren via reservaties@oostkamp.be
Vermeld: datum, doelgroep en type activiteit.
Je reservatie is pas definitief na de bevestigingsmail.
Wanneer kan je reserveren?
Volgens gebruikerscategorie:
- Categorie 1 & 2 – vanaf 15 november (voor komende 2 jaar)
- Categorie 3 & bedrijven – vanaf eerste werkdag januari (voor lopende + volgende jaar)
- Oostkampse inwoners – vanaf eerste werkdag van januari en max. 6 maanden vooraf reserveren
Wijzigingen
Wil je je reservatie aanpassen, bijvoorbeeld een andere datum, uur of zaal?
- Een wijziging kan tot 7 werkdagen vóór de reservatie
- Je vraagt dit aan via email bij de dienst reservaties
- De wijziging is pas geldig nadat je een bevestigingsmail hebt ontvangen
Annuleren
- Tot 90 dagen vooraf annuleer je gratis
- Minder dan 90 dagen vooraf → volledige retributie wordt aangerekend
- Annuleren doe je via reservaties@oostkamp.be
- De prijs voor het huren van een zaal wordt berekend per uur.
- De prijs per uur is afhankelijk van de type gebruiker, de grootte van de zaal en de aard van de activiteit.
De gebruikers worden in 4 categorieën ingedeeld:
- Er zijn 4 categorieën:
- Categorie 1 = Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 2 = Niet-Oostkampse verenigingen en initiatieven
- Categorie 3 = Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 4 = Bedrijven en Oostkampse inwoners
| Soort activiteit | Categorie 1 | Categorie 2 | Categorie 3 | Categorie 4 |
| socio-culturele activiteiten (incl. maaltijden) | 4 euro per uur | 8 euro per uur | 18 euro per uur | 48 euro per uur |
| zonder toneelaccommodatie (voordacht, film ...) | 10 euro per uur | 20 euro per uur | 45 euro per uur | 120 euro per uur |
| met toneelaccommodatie (klank, licht, kleedkamers) | 20 euro per uur | 40 euro per uur | 90 euro per uur | 120 euro per uur |
| repetities | 2 euro per uur | 4 euro per uur | 9 euro per uur | 24 euro per uur |
| optredens en fuiven | 10 euro per uur | 20 euro per uur | 45 euro per uur | 120 euro per uur |
| inzet theatertechnicus | 35 euro per uur | 45 euro per uur | 75 euro per uur | 75 euro per uur |
| waarborg bij fuiven en optredens, op te volgen door de gemeente | 500 euro | 500 euro | 750 euro | 750 euro |
- De tijd nodig voor klaarzetten en opruimen moet ook aangevraagd en betaald worden.
- Bij het klaarzetten de dag voordien wordt de periode van 23 uur tot 6 uur niet in rekening gebracht.
- De periode tussen meerdere activiteiten (zonder tussentijdse repetities) wordt niet aangerekend. In onderling overleg moet de zaal dan wel nog verhuurd kunnen worden.
Extra kosten
- Gebruik zonder reservatie → dubbel tarief
- Extra schoonmaak / afvalverwijdering → 50 euro per werkuur
- Schadeherstel → 50 euro per uur + materiaalkost
Reserveer je voor het eerst een zaal? Lees dan de praktische info op onze website.
Voor volgende activiteiten is een evenementenaanvraag verplicht:
- Elektronisch versterkte muziek
- Verkoop van drank of voeding
- Ontlenen van feestmateriaal of verdeelkasten
- Aanvragen van bekers of trofeeën (kampioenenviering)
- Activiteiten op openbaar domein
- Publiek toegankelijke evenementen
