Zaal 't Bulscampvelt: beschikbaarheid controleren en reserveren
Inhoud
- Wingensestraat 4, 8020 Hertsberge
- oppervlakte: 315 m²
- max. toegelaten personen, zonder tafels en stoelen staan: 525
- max. toegelaten personen, met stoelen: 315
- max. toegelaten personen, met stoelen en tafels: 315
- Stoelen: 120 stuks
- Tafels 4p: 30 stuks
- Bistrotafels: 10 stuks
Meer tafels en stoelen nodig? Reserveer tot max. 315 stoelen en 80 tafels via reservaties@oostkamp.be
In het bargedeelte
- Kuismateriaal
- Afwasbakken
- Drankenfrigo’s (6 stuks keukengedeelte, 6 stuks bargedeelte)
- Percolator: 2 stuks
- Melkkan: 60 stuks
- Suikerpot: 60 stuks
- Koffiekannen: 45 stuks
- Koffietassen en -borden: 320 stuks
- Dessertborden: 320 stuks
- Grote borden: 320 stuks
- Vorken: 250 stuks
- Messen: 300 stuks
- Koffielepels: 300 stuks
- Wijnglazen: 250 stuks
- Frisdrankglazen: 200 stuks
De zaal kan gereserveerd worden door:
- Categorie 1 – Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 2 – Niet-erkende Oostkampse verenigingen en initiatieven
- Categorie 3 – Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 4 – Bedrijven en Oostkampse inwoners
Voor Oostkampse inwoners (categorie 4):
- Enkel rustige activiteiten zoals communiefeest, babyborrel, rouwmaaltijd…
- Muziek beperkt tot 85dB
Wat verwachten we van elke gebruiker?
- De organisator is zelf eindverantwoordelijke
- Laat de zaal opgeruimd en veegschoon achter
- Neem eigen materiaal en afval opnieuw mee
- Gebruik geen gevaarlijke producten (kaarsen, rookmachines, brandbare stoffen …)
- Veranker niets aan vloeren, wanden of plafonds
- Doof zelf de verlichting na gebruik
- Gebruik de zaal enkel voor de aangevraagde activiteit
- Enkel toegewezen ruimtes gebruiken
- Plaats gebruikte tafels en stoelen netjes terug in de voorziene karren/opslag
Muziek en geluid
- Voor versterkte muziek na 22 uur of hoger dan 85DB is een evenementenaanvraag verplicht
- Geluidsmeter verplicht bij muziek hoger dan 85dB
- Kan gehuurd worden als toneelaccommodatie (klank, licht, kleedkamer en hulp van een theatertechnicus)
- Jaarlijks maakt de gemeente een factuur over aan FARYS voor het voorzien van klank en licht bij voorstellingen in de polyvalente zaal zodat FARYS steeds een uitgeruste zaal ter beschikking kan stellen.
Drank en catering
- Wil je drank of voeding verkopen? → evenementenaanvraag verplicht
- De levering en het ophalen van dranken worden meegerekend binnen de gereserveerde uren.
- Maaltijden geleverd door de traiteur en aangekochte dranken via de drankenleverancier bij fuiven en feestelijkheden worden gefactureerd aan: FARYS, Stropstraat 1, 9000 Gent, BTW BE 0200.068.636
- FARYS factureert het drankverbruik en de maaltijden vervolgens door aan de zaalhuurder, met een winstpercentage van 10%.
- De gemeente neemt via het derdenbetalerssysteem het verschil ten laste tussen:
- de inkomende factuur (drank en maaltijden) bij FARYS, en
- de uitgaande factuur van FARYS aan de zaalhuurder.
- Bij vergaderingen wordt het drankverbruik in het kader van de cafetariadienst rechtstreeks door FARYS aangerekend aan de gebruikers.
- prijslijst verbruikte dranken Bulscampvelt_augustus_2025.xlsx41,7 Kb(xlsx)
Afval
- Bij reservatie moet je aangeven of je de restafval- en PMD-containers wil gebruiken
- Kostprijs: 50 euro per afvalcontainer
- Afval achterlaten mag enkel in gehuurde containers en mits correcte sortering
Verzekeringen en extra verplichtingen
De organisator is zelf verantwoordelijk voor:
- Een geldige verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA).
- Een verzekering voor schade, brand en ongevallen tijdens de activiteit.
- De aanvraag via Unisono (SABAM + Billijke Vergoeding).
- Een eventuele vergunning voor het schenken van sterke drank.
- Een evenementenaanvraag indien van toepassing.
- Naleving van de richtlijnen rond alcoholverkoop en leeftijdscontrole.
- Minstens 2 volwassen verantwoordelijken die tijdens het evenement nuchter blijven.
- Security volgens het geldende fuifcharter en/of de richtlijnen van de politie.
Schade
Stel je schade vast? Meld dit meteen via email.
Wordt achteraf schade vastgesteld, dan worden herstelkosten aangerekend.
Hoe reserveren?
Reserveer snel en eenvoudig via het online reservatiesysteem
Inwoners (categorie 4) reserveren via reservaties@oostkamp.be
Vermeld: datum, doelgroep en type activiteit.
Je reservatie is pas definitief na de bevestigingsmail.
Wanneer kan je reserveren?
Volgens gebruikerscategorie:
- Categorie 1 & 2 – vanaf 15 november (voor komende 2 jaar)
- Categorie 3 & bedrijven – vanaf eerste werkdag januari (voor lopende + volgende jaar)
- Oostkampse inwoners – vanaf eerste werkdag van januari en max. 6 maanden vooraf reserveren
Wijzigingen
Wil je je reservatie aanpassen, bijvoorbeeld een andere datum, uur of zaal?
- Een wijziging kan tot 7 werkdagen vóór de reservatie
- Je vraagt dit aan via email bij de dienst reservaties
- De wijziging is pas geldig nadat je een bevestigingsmail hebt ontvangen
Annuleren
- Tot 90 dagen vooraf annuleer je gratis
- Minder dan 90 dagen vooraf → volledige retributie wordt aangerekend
- Annuleren doe je via reservaties@oostkamp.be
Toegang
- Haal je sleutel of badge af via de kluisjes aan OostCampus, Siemenslaan 1, 8020 Oostkamp
- Je ontvangt vooraf een code om je kluisje te openen
- Breng sleutel/badge onmiddellijk na gebruik terug via hetzelfde kluisje
- Sleutels/badges mogen niet worden doorgegeven of gekopieerd
- Verlaat de zaal uiterlijk 30 minuten na het einduur van je reservatie
Sportief gebruik
- De tarieven worden berekend per uur.
- Het basistarief (4 euro per uur) geldt voor erkende Oostkampse verenigingen, initiatieven, instellingen en scholen.
- Alle andere gebruikers betalen een toeslag: 6 euro per uur
Niet-sportief gebruik
- De tarieven worden berekend per uur.
- Het basistarief geldt voor erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen.
- Alle andere gebruikers betalen een toeslag.
De gebruikers worden in 4 categorieën ingedeeld:
- Er zijn 4 categorieën:
- Categorie 1 = Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 2 = Niet-Oostkampse verenigingen en initiatieven
- Categorie 3 = Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 4 = Bedrijven en Oostkampse inwoners
| Soort activiteit | Categorie 1 | Categorie 2 | Categorie 3 | Categorie 4 |
| socio-culturele activiteiten (incl. maaltijden) | 4 euro per uur | 8 euro per uur | 18 euro per uur | 48 euro per uur |
| zonder toneelaccommodatie (voordacht, film ...) | 10 euro per uur | 20 euro per uur | 45 euro per uur | 120 euro per uur |
| met toneelaccommodatie (klank, licht, kleedkamers) | 20 euro per uur | 40 euro per uur | 90 euro per uur | 120 euro per uur |
| repetities | 2 euro per uur | 4 euro per uur | 9 euro per uur | 24 euro per uur |
| optredens en fuiven | 10 euro per uur | 20 euro per uur | 45 euro per uur | 120 euro per uur |
| inzet theatertechnicus | 35 euro per uur | 45 euro per uur | 75 euro per uur | 75 euro per uur |
| waarborg bij fuiven en optredens, op te volgen door de gemeente | 500 euro | 500 euro | 750 euro | 750 euro |
- De tijd nodig voor klaarzetten en opruimen moet ook aangevraagd en betaald worden.
- Bij het klaarzetten de dag voordien wordt de periode van 23 uur tot 6 uur niet in rekening gebracht.
- De periode tussen meerdere voorstellingen (zonder tussentijdse repetities) wordt niet aangerekend. In onderling overleg moet de zaal dan wel nog verhuurd kunnen worden.
Extra kosten
- Gebruik zonder reservatie → dubbel tarief
- Extra schoonmaak / afvalverwijdering → 50 euro per werkuur
- Schadeherstel → 50 euro per uur + materiaalkost
Reserveer je voor het eerst een zaal? Lees dan de praktische info op onze website.
Voor volgende activiteiten is een evenementenaanvraag verplicht:
- Elektronisch versterkte muziek
- Verkoop van drank of voeding
- Ontlenen van feestmateriaal of verdeelkasten
- Aanvragen van bekers of trofeeën (kampioenenviering)
- Activiteiten op openbaar domein
- Publiek toegankelijke evenementen