De gemeente heeft een mobiel podium ter beschikking voor eigen gemeentelijke evenementen. De vraag naar uitbreiding van het gebruik naar verenigingen, instellingen, scholen en eventueel zelfs naar gebruik voor commerciële activiteiten en bedrijven dringt zich op.
Door het mobiel podium aan te bieden aan lokale verenigingen, scholen en instellingen, stimuleert de gemeente Oostkamp het lokale gemeenschapsleven, culturele evenementen en educatieve activiteiten en versterkt het zo ook het verenigingsleven.
Reservatie mobiel podium
Er zijn 4 categorieën voor het reserveren van het podium:
- Categorie 1 = Gemeente, OCMW, AGB-O, Gemeentelijke VZW’s
- Categorie 2 = Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 2 krijgt elk jaar eenmalig de toelating om het mobiel podium gratis te gebruiken. Het eenmalig gratis gebruik van het mobiel podium voor categorie 2 kan niet gecumuleerd worden met de toelage binnen het pop-up reglement.
- Categorie 3: Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen, scholen en andere gemeentebesturen
- Categorie 4: Bedrijven en commerciële activiteiten
- Voor categorie 3 en 4 zal een waarborg gevraagd worden van 20% van het totaalbedrag. Deze
waarborg zal gefactureerd worden ten laatste 14 dagen voor het evenement. De waarborg wordt
terug gestort naar de organisatie na afloop van het evenement wanneer blijkt dat de organisator het
mobiel podium in de gewenste staat (zoals aangegeven in het gebruiksreglement) retour geeft.
- Voor categorie 3 en 4 zal een waarborg gevraagd worden van 20% van het totaalbedrag. Deze
Afhankelijk van de gebruikerscategorie verloopt de start van het reserveren als volgt:
- De gebruikers die onder categorie 1 vallen kunnen het mobiel podium reeds vanaf de eerste werkdag in april boeken voor het lopende en het daarop volgende jaar via het gehanteerde online reservatiesysteem.
- De gebruikers die onder categorie 2 vallen kunnen vanaf de derde week van april het podium reserveren voor het lopende en het daarop volgende jaar via het gehanteerde online reservatiesysteem.
- De gebruikers onder categorie 3 en 4 kunnen het mobiel podium reserveren vanaf de eerste werkdag in mei voor het lopende en het daarop volgende jaar via het gehanteerde online reservatiesysteem.
De reservatie van het podium is pas finaal na bevestiging via mail.
Kostprijs
Hoe wordt de prijs berekend?
De retributievergoeding van het mobiel podium geldt per evenement en wordt berekend op basis van de eerder genoemde categorieën. Het voordeeltarief wordt gehanteerd als basis voor de retributievergoeding en bedraagt 500 euro.
Het voordeeltarief is inclusief transport en plaatsing (op- en afbouw). Dit geldt enkel op Oostkamps grondgebied.
Categorie | Vergoeding | Totaal |
| Categorie 1 | gratis | / |
| Categorie 2 | voordeeltarief | 500 euro |
Categorie 3 | voordeeltarief x 3 | 1.500 euro |
Categorie 4 | voordeeltarief x 6 | 3.000 euro |
Grootte van het podium:
- Breedte: 8,75m
- Diepte: 6,30m
- Hoogte van de podiumvloer: 0,90m tot max. 1,30m
- Hoogte van podiumvloer tot overkapping: 4,10m (midden) en 3,40m (zijkanten)
- Hoogte van podium vanaf de grond: 5,30m (bij podiumhoogte van 1,00m)
- Het overhangend deel van de overkapping (luifel) komt 0,60m voor de podiumvloer.
- Totaal nuttig draagvermogen: 1.100kg
- Afmetingen aanhangwagen bij transport (L x B x H): 8,75m x 2,25m x 3,95m
Praktische informatie over het podium
- Het podium wordt steeds geleverd met één toegangstrap met zes antislip treden.
- Het mobiel podium heeft een moderne look en biedt voldoende technische mogelijkheden voor het ophangen van geluid en belichting om zo te voldoen aan de mogelijke eisen op vlak van licht- en geluidstechniek.
Opbouw en afbraak
Om veiligheidsredenen mag het mobiel podium enkel opgebouwd en afgebroken worden door de gemeentelijke diensten. De op- en afbouw zal (behoudens uitdrukkelijk aangegeven uitzonderingen) steeds plaatsvinden tijdens de werkuren.
Bij de aanvraag tot ontlening van het mobiel podium moet een inplantingsplan aangeleverd worden aan de gemeente, waarop de gewenste locatie van het podium duidelijk aangegeven staat.
Bij het opzetten dient steeds iemand van de organisatie aanwezig te zijn, zodoende enige verduidelijking of afstemming kan gebeuren, mocht dit noodzakelijk blijken. De plaats van levering/opstellen en demonteren dient vrij te zijn van verkeer en/of andere voorwerpen en vlot toegankelijk voor een vrachtwagen. De ondergrond dient stevig te zijn en vlak, zonder enige hellingsgraad. Indien er op onverharde ondergrond moet gereden worden dient de organisatie zelf in te staan voor rijplaten.
Bij de afbraak van het podium zal ook steeds een verantwoordelijke/vertegenwoordiger van de organisatie aanwezig zijn, zodoende eventuele extra kosten voor reiniging of reeds zichtbare schade kunnen worden vastgesteld en gecommuniceerd.
Annulatie
De gebruiker kan een reservatie annuleren. Deze annulatie moet zowel gebeuren in het online reservatiesysteem als door middel van een schriftelijke mededeling via e-mail t.a.v. de dienst Vrije Tijd (vrijetijd@oostkamp.be), met vermelding van de gebruiker en de goedgekeurde ontleningsdatum. De annulatievergoeding zal volgens onderstaande staffel worden toegepast.
- Minstens 30 dagen vóór de afgesproken leverdatum 0% van retributievergoeding
- Tussen 29 dagen en 14 dagen vóór de afgesproken leverdatum 50% van retributievergoeding
- Minder dan 14 dagen voor de afgesproken leverdatum 100% van retributievergoeding
