Tips voor het invullen van het Verenigingsloket van Vlaanderen

Wat is het Verenigingsloket van Vlaanderen?

Het Verenigingsloket is een digitaal platform van de Vlaamse overheid waar verenigingen alle nodige informatie en diensten kunnen vinden. Het helpt verenigingen om hun administratie te vereenvoudigen, zodat ze meer tijd kunnen besteden aan hun activiteiten.

De ingevoerde informatie op het Verenigingsloket van Vlaanderen stroomt automatisch door naar onze online verenigingengids op onze website.

In de verenigingengids van Oostkamp vind je een overzicht van alle verenigingen die actief zijn in onze gemeente en die ingevoerd werden via het Verenigingsloket van Vlaanderen. Je kunt zoeken op naam, filteren op doelgroep (zoals peuters, kinderen, jongeren, volwassenen, senioren) en categorie (zoals sportclubs, cultuurverenigingen, jeugdbewegingen, enz.). 

Tips bij het registreren van je vereniging 

Lees hieronder de tips per rubriek en bekijk de video's.

Naam van de vereniging: 

• Gebruik geen drukletters, tenzij het zo voorkomt.
• Schrijf je vereniging voluit. 
• Noteer ook de korte naam/roepnaam (met afkortingen).
• Noteer eerst de koepel, dan de naam van de afdeling (vb. KSA Ten Rode en niet Ten Rode KSA) 
• Ben je een vzw? Dan kan je de naam enkel laten aanpassen via KBO (Kruispuntbank voor Ondernemingen). 

Omschrijving: 

• Schrijf een promotekstje over jouw vereniging in maximum 10 lijnen.  
• Zorg dat de sleutelvragen: wie, wat, waar, wanneer beantwoord worden. 
• Noteer ook hier de naam van je vereniging voluit en afgekort. 
• Neem hier ook het werkingsadres in op. 

De zoekfunctie op het Verenigingsloket kan zoeken op naam en beschrijving. 

Vertegenwoordigers: 

• Kies 2 vertegenwoordigers om in te vullen bij de registratie.  
• Breng de andere persoon ook op de hoogte. Je ontvangt nl. een uitnodigingsmail in je mailbox ter bevestiging van je registratie (controleer ook je SPAM). 
• NIEUW: Vanaf nu kan je in het Verenigingsloket eenvoudig iemand uitnodigen om vertegenwoordiger te worden van je vereniging zonder dat je zijn of haar rijksregisternummer nodig hebt. Een handige verbetering die het beheer van je vereniging toegankelijker maakt.
  Zo werkt het:

1. 1. Log in op het Verenigingsloket.
   2. Ga naar ‘Mijn vereniging’ > ‘Vertegenwoordigers’.
   3. Kies onderaan voor ‘Uitnodigen via link’.
   4. Vul het e-mailadres in en verstuur de uitnodiging.
      De genodigde beslist zelf of hij/zij de rol aanvaardt. De rest verloopt digitaal. 

Contactgegevens: 

• Via deze weg kunnen (toekomstige) leden jouw vereniging contacteren.  
• Wees zo volledig mogelijk (e-mail, telefoon, social media, website...)
• Belangrijke website informatie:
  • Registreer jouw vereniging met een correcte URL (inclusief ‘https://’) in het Verenigingsloket van Vlaanderen. 
  • Gebruik dezelfde URL bij het invoeren van activiteiten in de UiTDatabank van UiTinVlaanderen, onder het veld ‘organisatie-website’.
  • Hierdoor worden de activiteiten automatisch gekoppeld aan de verenigingspagina op de gemeentelijke website.

Locatie: 

• Je kunt één locatie instellen als favoriet. Deze krijgt een gele ster. Zorg dat dit de werkingslocatie is. 
• Je kunt je persoonlijke adres (bij feitelijke verenigingen) achteraf ook verwijderen in het Verenigingsloket.  
• De Maatschappelijke zetel (bij vzw’s, e.d.) kan je niet aanpassen, tenzij bij het KBO (Kruispuntbank voor Ondernemingen). 

Leeftijd:

• Zorg ervoor dat je de leeftijden goed aanvult bij het invullen van het verenigingsloket.
• Dit maakt het voor bezoekers van onze online verenigingengids mogelijk om te filteren op leeftijdscategorieën zoals peuters (0-2 jaar), kleuters (3-5 jaar), kinderen (6-11 jaar), tieners (12-15 jaar), jongeren (16-26 jaar), volwassenen (+18 jaar) en senioren (+65 jaar).

Activiteiten: 

• Registreer jouw vereniging met de correcte URL (inclusief https://) in het Verenigingsloket van Vlaanderen
• Gebruik dezelfde URL wanneer je activiteiten invoert in de UiTDatabank (bij het veld 'organisatie-website').
• NIEUW Publiceer je activiteiten ook op het Verenigingsloket van Vlaanderen: Log in op het Verenigingsloket via 'Mijn Vereniging' en vink aan welke activiteiten je wilt publiceren.
• Zo zorg je ervoor dat:
  • jouw organisatiegegevens vanuit het Verenigingsloket up-to-date doorstromen naar UiTDatabank.
  • jouw activiteiten vanuit UiTDatabank automatisch verschijnen op het Verenigingsloket (NIEUW) én ook op de website van de gemeente zowel op de activiteitenpagina als bij de pagina van jouw vereniging. 

NIEUW: Logo toevoegen:

Verenigingen kunnen hun eigen logo toevoegen aan het Verenigingsloket. Daarmee geef je jouw verenigingsprofiel een professionele en herkenbare uitstraling, perfect om op te vallen bij potentiële leden en vrijwilligers!

Zo doe je het:

1. Log in op het Verenigingsloket.
2. Ga naar ‘Mijn vereniging’.
3. Upload je logo bij ‘Verenigingsgegevens’.

Je logo verschijnt automatisch op je profielpagina.