Polyvalente zaal: beschikbaarheid controleren of reserveren
Inhoud
De polyvalente zaal van OostCampus is een ruime, flexibel inzetbare zaal voor grote activiteiten. Ze is geschikt voor optredens, fuiven, eetfestijnen, lezingen, academische zittingen, bijeenkomsten en andere activiteiten.
De zaal kan gebruikt worden voor:
- activiteiten waarvan de opbrengst naar de organisatie zelf gaat, of
- activiteiten waarvan minstens 50% van de opbrengst naar een goed doel gaat, of
- activiteiten van instanties van openbaar nut.
- Adres: Siemenslaan 1, Oostkamp
- Beschikbaarheid:
- op maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en zondag van 7-00 uur
- op vrijdag/zaterdag en zaterdag/zondag van 7-3 uur
- uitzonderingen zijn mogelijk na schriftelijke toestemming en na het verkrijgen van eventuele bijhorende vergunningen.
- oppervlakte: 450 m²
- staan publiek: maximaal 475 personen
- zittend - enkel stoelen: maximaal 475 personen
- zittend - tafels en stoelen: 87 tafels + 350 stoelen
- 400 stoelen
- 60 tafels
- verwarming, water, elektriciteit
- parking voor ong. 100 wagens vooraan
- blustoestellen
- standaard poetsmateriaal voor eerste schoonmaak (emmers, trekkers)
- koelcel
- grote frigo's
- 2 tapinstallaties met 2 kranen
- vestiaire mogelijk (organisatie voorziet zelf materiaal)
Je kunt de polyvalente zaal reserveren als je behoort tot één van deze groepen:
- Categorie 0 – Gemeente en Oostkampse participatieraden
- Categorie 1 – Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 2 – Niet-erkende Oostkampse verenigingen
- Categorie 3 – Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
- Categorie 4 – Bedrijven en inwoners
Voor Oostkamse inwoners (categorie 4):
- Enkel rustige activiteiten zoals communiefeest, babyborrel, rouwmaaltijd...
- Muziek beperkt tot 85dB.
Wat verwachten we van elke gebruiker?
- De organisator is zelf eindverantwoordelijke
- De zaal wordt netjes en veegschoon achtergelaten
- Stoelen en tafels moeten terug op hun originele plaats in de daarvoor voorziene karren
- Enkel toegewezen ruimtes gebruiken
- Decoratie of zaalvreemde materialen (schuim, kussens, zand ...) mag enkel na schriftelijke toestemming
- In de zaal of in het gebouw mag geen enkele gevaarlijke stof of materiaal gebruikt of meegenomen worden (bv. ontvlambare producten, kaarsen, rookmachines, brandversnellers, vuur…)
- Leveringen en ophalingen gebeuren binnen de gereserveerde uren
Muziek en geluid
- Tarieven zijn gebaseerd op geluidsniveau (tot 85 dB / 85–95 dB)
- Voor versterkte muziek na 22 uur of hoger dan 85DB is een evenementenaanvraag verplicht
- Geluidsmeter verplicht bij muziek hoger dan 85dB
- De organisator zorgt zelf voor klank- en lichtinstallaties
- Geluidsboxen moeten naar het midden van de zaal gericht worden
Drank en catering
- Drank wordt door de organisatie besteld bij een leverancier naar keuze
- Facturatie gaat naar AGB Oostkamp
- Drankafrekening gebeurt op basis van werkelijk verbruik
- Drank mag vooraf in de frigo’s geplaatst worden (op eigen risico)
- Traiteursfacturen verlopen volgens dezelfde regeling
Afval
- Bij reservatie moet je aangeven of je de restafval- en PMD-containers wil gebruiken
- Kostprijs: 50 euro per afvalcontainer
- Afval achterlaten mag enkel in gehuurde containers en mits correcte sortering, anders moet het afval meegenomen worden
Verzekeringen en extra verplichtingen
De organisator is zelf verantwoordelijk voor:
- Een geldige verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA).
- Een verzekering voor schade, brand en ongevallen tijdens de activiteit.
- De aanvraag via Unisono (SABAM + Billijke Vergoeding).
- Een eventuele vergunning voor het schenken van sterke drank.
- Een evenementenaanvraag indien van toepassing.
- Naleving van de richtlijnen rond alcoholverkoop en leeftijdscontrole.
- Minstens 2 volwassen verantwoordelijken die tijdens het evenement nuchter blijven.
- Security volgens het geldende fuifcharter en/of de richtlijnen van de politie.
Hoe reserveren?
- Reserveren gebeurt online via zaalreservatie of mail naar reservaties@oostkamp.be
- Je ontvangt ten laatste binnen 4 weken een antwoord over je aanvraag.
Wanneer kan je reserveren?
- Categorie 0: vanaf 1 november (voor de volgende 2 jaar)
- Categorie 1 en 2: vanaf 15 november (voor de volgende 2 jaar)
- Categorie 3 en bedrijven: vanaf eerste werkdag januari (voor het lopende jaar en het volgende jaar)
- Inwoners: vanaf eerste werkdag januari voor het lopende jaar en het volgende jaar met max. 6 maanden vooraf
Toegang
- Vooraf word je ontvangen door de conciërge of het onthaal
- Samen wordt de zaal gecontroleerd (staat + evacuatieplan)
- Na afloop volgt een inspectieronde
- Minstens 2 personen van de organisatie blijven aanwezig tot alles is afgerond
De huurprijs is afhankelijk van:
- Type gebruiker (of categorie) en het aantal decibels:
- Tot 85 decibel
- Categorie 1: 10 euro per uur
- Categorie 2: 20 euro per uur
- Categorie 3: 45 euro per uur
- Categorie 4: 120 euro per uur
- Van 85 tot 95 decibel
- Categorie 1: 15 euro per uur
- Categorie 2: 30 euro per uur
- Categorie 3: 67.50 euro per uur
- Categorie 4: 180 euro per uur
- Tot 85 decibel
Extra kosten
- Waarborg bij optreden, fuif:
- Categorie 1: 500 euro
- Categorie 2: 500 euro
- Categorie 3: 750 euro
- Categorie 4: 750 euro
- Gebruik zonder reservatie → dubbel tarief
- Extra schoonmaak / afvalverwijdering → €50 per werkuur
- Schadeherstel → €50 per uur + materiaalkost
- De tijd nodig voor klaarzetten en opruimen moet ook aangevraagd en betaald worden.
- Bij het klaarzetten de dag voordien wordt de periode van 23 uur tot 6 uur niet in rekening gebracht.
- De periode tussen meerdere voorstellingen (zonder tussentijdse repetities) wordt niet aangerekend. In onderling overleg moet de zaal dan wel nog verhuurd kunnen worden.
Reserveer je voor het eerst een zaal? Lees dan de praktische info op onze website.
Kijk hier ook na of je voor je evenement een aanvraag moet indienen.
Voor volgende activiteiten is een evenementenaanvraag verplicht:
- Elektronisch versterkte muziek
- Verkoop van drank of voeding
- Ontlenen van feestmateriaal of verdeelkasten
- Aanvragen van bekers of trofeeën
- Activiteiten op openbaar domein
- Publiek toegankelijke evenementen
