Vraag je subsidie aan voor je gehuurd feestmateriaal
Inhoud
Het lokaal bestuur Oostkamp stimuleert organisatoren van activiteiten door feestmateriaal gratis ter beschikking te stellen en/of een subsidie te voorzien bij het huren ervan.
1. Gratis feestmateriaal
Organisatoren die een publiek toegankelijke activiteit organiseren op het grondgebied van Oostkamp komen in aanmerking, inclusief:
- Door het lokaal bestuur Oostkamp erkende verenigingen en initiatieven
- Oostkampse participatieraden
- Oostkampse scholen
- Bedrijven met maatschappelijke zetel en/of vestiging in Oostkamp
Feestmateriaal dat beschikbaar is:
- Veiligheid: poederblusapparaat, ABF-blusser, CO₂-blusser, noodverlichting, elektrische verdeelkasten
- ‘Proper Oostkamp’: container restafval, container PMD, peukenbak, beachvlag Mooimakers
- Overig: nadarelement, diverse vlaggen, vlaggenmast, mobiele fietsstalling, geluidsmeter* (zie verder bij uitzondering)
- Podiumelementen in gemeentelijke zalen
Het feestmateriaal wordt – indien gewenst – gratis gebracht en opgehaald door de gemeente.
Specificaties van het feestmateriaal, zoals afmetingen, zijn terug te vinden in:
Uitleenlijst gemeentelijk feestmateriaal en bestelling wedstrijdbekers.docx53,2 Kb(docx)
2. Subsidie voor gehuurd feestmateriaal
Organisatoren die stoelen, (bistro-)tafels en/of podiumelementen huren en vervoeren voor hun activiteit op het grondgebied van Oostkamp komen in aanmerking, inclusief:
- Door het lokaal bestuur Oostkamp erkende verenigingen en initiatieven
- Oostkampse participatieraden
- Oostkampse scholen
- Opmerking: Subsidies zijn niet bedoeld voor bedrijven; zij kunnen alleen gratis materiaal aanvragen.
1. Gratis feestmateriaal
- Vraag je gratis feestmateriaal aan ten laatste 4 weken voor de activiteit
- Vraag alleen het noodzakelijk materiaal aan, zodat ook andere organisatoren er gebruik kunnen van maken.
- Vermeld in de communicatie steeds het logo van het lokaal bestuur en de tekst ‘met steun van lokaal bestuur Oostkamp’.
2. Subsidie gehuurd feestmateriaal
- Vraag deze zo snel mogelijk aan na de activiteit
- Voeg een kopie van de factuur ven het gehuurde feestmateriaal en het vervoer ervan toe, met duidelijke vermelding van:
- Datum activiteit (bij meerdaagse activiteit: begin- en einddatum)
- De naam van de organisator
- Aantallen van het gehuurde materiaal
- Huur alleen het noodzakelijke materiaal om zo onnodige kosten te vermijden
- Vermeld in de communicatie steeds het logo van het lokaal bestuur en de tekst ‘met steun van lokaal bestuur Oostkamp’. Onder private markt verstaan we ook initiatieven zoals bijvoorbeeld de Provinciale Uitleendienst.
1. Gratis feestmateriaal
- Vul het document in, welk materiaal en hoeveel feestmateriaal je wil huren
- Load dit document op bij je online aanvraag via het platform EagleBe
2. Subsidie gehuurd feestmateriaal
*Meer info over de geluidsmeter
Tijdens muziekevenementen met elektronisch versterkte muziek gelden strikte geluidsnormen. Om steeds aan de richtnormen te voldoen, is een geluidsmeter van groot belang. Daarom kan je bij de gemeente een geluidsmeter huren. De aanvraag verloopt via het evenementenformulier.
Als het geluidsniveau boven 85db moet je verplicht een afwijking aanvragen op de geluidsnorm. Ook dan is de geluidsmeter van essentieel belang.
De subsidie voor gehuurd feestmateriaal wordt berekend op basis van een verschil tussen een referentieprijs uit 2014 en de actuele huur- en vervoerskosten.
Concreet werkt het zo:
- Het lokaal bestuur heeft in 2014 een basisprijs voor het huur- en vervoer van feestmateriaal vastgelegd.
- Jaarlijks wordt de gemiddelde actuele huur- en vervoersprijs bepaald op basis van een korte marktbevraging.
- De subsidie is het verschil tussen de 2014-prijs en de actuele prijs, met als maximum de werkelijke kosten die de organisator heeft gemaakt.
- Bij meerdaagse activiteiten wordt de subsidie per dag berekend.
Op die manier ondersteunt het lokaal bestuur organisatoren financieel, zodat activiteiten eenvoudiger en betaalbaarder kunnen doorgaan.
Hoeveel bedraagt de subsidie per gehuurd materiaal? (vanaf 1 januari 2026)
Onderstaande materialen komen in aanmerking voor de subsidie:
- Stoelen: maximaal 0,70 euro per stuk
- Tafels (ongeacht formaat of vorm): maximaal 5,60 euro per stuk
- Receptietafels: maximaal 7,90 euro per stuk
- Podiumelementen van 2 m² (poten inbegrepen): maximaal 21,50 euro per stuk
- Transportkosten van deze materialen: maximaal 135 euro per aanvraag
- Provinciale uitleendienst
Wist je dat de uitleendienst van de provincie West-Vlaanderen erg uitgebreid én goedkoop is?
Je kan er terecht voor geluidsmateriaal, lichtmateriaal, videomateriaal, tentoonstellingsmateriaal, promotiemateriaal ... - Tope vzw, Hofstraat 2 in Ruddervoorde
Wist je dat het ontmoetingshuis Tope vzw ook een uitleendienst heeft voor spelmateriaal? Zowel groot spelmateriaal als gezelschapsspellen hebben ze in aanbod, zeker de moeite waard om te informeren: speelotheekruddervoorde@gmail.com.
