Feestmateriaal huren: aanvragen toelage

Toelage aanvragen

Toelage voor het huren van feestmateriaal op de private markt

Oostkampse verenigingen kunnen sinds 1 januari 2023 op de private markt materiaal zoals tafels, stoelen en podiumelementen huren en krijgen hiervoor een toelage van de gemeente. 

Deze werkwijze heeft verschillende voordelen: 

• Het materiaal op de private markt komt beter tegemoet aan de kwaliteitsverwachtingen. 
• Verenigingen krijgen keuzevrijheid en kunnen materiaal (zoals tafels en stoelen) huren dat goed past bij hun evenement en activiteit. 
• Het uitlenen van feestmateriaal is geen kerntaak van de gemeente. Private firma's zijn beter georganiseerd, ook op logistiek vlak, en kunnen dit efficiënter aanpakken. 

Wie kan waarvoor de toelage aanvragen? 

• Oostkampse erkende verenigingen
• instellingen en samenwerkingsverbanden die onder de toepassing vallen van de 
  toelagereglementen met betrekking tot verenigingen
• kermissen
• wijk-, buurt- en straatfeesten
• pop-upevenementen
• participatieraden, hun initiatieven en werkgroepen,
• burgerinitiatieven
• buurt- en ontmoetingshuizen
• flankerend onderwijsbeleid
• projecten in het Zuiden
• handelsverenigingen 
• landbouwverenigingen

Hoe wordt de toelage berekend?

Na een bevraging van de private markt berekenden we in april '23 een korf, een gemiddelde huurprijs per stuk. Van die gemiddelde huurprijs trekken we het bedrag af dat vroeger door de vzw Uitleendienst Feestmateriaal werd aangerekend. De toegekende toelage kan nooit hoger zijn dan de effectieve huurprijs van het uitgeleende feestmateriaal. Voor meerdaagse evenementen wordt er een toelage per dag toegekend, met het gefactureerde bedrag als maximum toelage.

Elk jaar in januari zal de korf opnieuw berekend worden op basis van de actuele huurprijzen op de private markt, zodanig dat gemiddeld niet meer moet worden betaald dan wat via de vzw Uitleendienst Feestmateriaal werd aangerekend.

Hoeveel bedraagt de toelage per gehuurd materiaal? (vanaf 1 januari 2024)

Onderstaande materialen komen in aanmerking voor de toelage:

• Stoelen:
  • korf: 0,80 euro – vzw: 0,30 euro
  • toelage: maximaal 0,50 euro per stuk
• Tafels (ongeacht formaat of vorm):
  • korf: 6 euro – vzw: 1 euro
  • toelage: maximaal 5 euro per stuk
• Receptietafels:
  
  • korf: 8 euro – vzw: 1 euro
  • toelage: maximaal 7 euro per stuk
• Podiumelementen van 2 m² (poten inbegrepen):
  • korf: 21,50 euro – vzw: 2 euro
  • toelage: maximaal 19,50 euro per stuk
• Transportkosten van deze materialen:
  • transport excl. btw minder dan 50 euro: max. 36 euro toelage
  • transport excl. btw tussen 51 euro - 80 euro: max. 50 euro toelage
  • transport excl. btw tussen 81 euro - 100 euro: max. 84 euro toelage
  • transport excl. btw tussen 101 euro - 139 euro: max. 118 euro toelage
  • transport excl. btw meer dan 140 euro: max 144 euro toelage

Procedure

• Je kan de toelage voor het huren van feestmateriaal aanvragen voor alle evenementen of activiteiten die georganiseerd worden vanaf 1 januari 2023. 
• Je dient de aanvraag in nadat het evenement heeft plaatsgevonden.
• Om jouw aanvraag in te dienen heb je de factuur van het gehuurde feestmateriaal nodig. Zorg ervoor dat deze zaken duidelijk op de factuur vermeld staan: 
  • aantallen van het gehuurde materiaal
  • de datum van het evenement of de activiteit (bij meerdaagse evenementen graag begin- en einddatum vermelden)
  • de naam van de vereniging van het geleverde materiaal
• Na goedkeuring van jouw aanvraag wordt de toelage uitbetaald. 

Vraag je toelage aan

Bij welke leveranciers kan je terecht? 

Hieronder vind je een overzicht terug van een aantal leveranciers in de buurt. Je mag uiteraard ook in zee gaan met andere private spelers die niet op deze lijst staan. Onderstaande leveranciers zijn op de hoogte van de nieuwe werkwijze in onze gemeente en gaven ons de toestemming om hun contactgegevens op te nemen op onze website. 

Wat kan je wél nog uitlenen bij de gemeente?

Gratis uitlenen én ter plaatse brengen

Oostkampse verenigingen, scholen en bedrijven kunnen wel nog bij de gemeente terecht voor het gratis uitlenen en gratis ter plaatse brengen van: 

• vlaggen
• vlaggenmasten
• nadarelementen

Gratis uitlenen

• Materiaal in het kader van veiligheid:
  • brandblusapparaten
  • noodverlichtingsarmaturen
  • elektrische verdeelkasten
  • aansluitkabels
• Materiaal in het kader van 'Proper Oostkamp':
  • vuilnisbakken (rest en PMD)
  • peukenbakken
  • beachvlaggen Mooimakers
• Ander:
  • geluidsmeter (kijk hieronder voor meer specifieke info)
  • mobiele fietsenstalling

Download het Formulier gemeentelijk uitleenmateriaal.docx48,3 Kb(docx) en voeg het formulier toe bij het digitaal evenementenformulier.

Hoe kan je dit materiaal reserveren en waar kan je het ophalen? 

De aanvraag verloopt via het digitaal evenementenformulier waarmee je jouw evenement of activiteit aanvraagt.

De vermelde veiligheidsmaterialen en afvalbakken kunnen tijdens de openingsuren afgehaald worden in het magazijn van OostCampus. (opgelet, om 16 uur gesloten) tenzij die materialen samen met vlaggen, vlaggenmasten en nadarelementen door de gemeente ter plaatse kunnen worden gebracht.

Meer info over de geluidsmeter 

Tijdens muziekevenementen met elektronisch versterkte muziek gelden strikte geluidsnormen. Om steeds aan de richtnormen te voldoen, is een geluidsmeter van groot belang. Daarom kan je bij de gemeente een geluidsmeter huren. De aanvraag verloopt via het evenementenformulier.

Omdat de geluidsmeter zo’n kostbaar toestel is, haal je als organisator zelf het toestel 1 of 2 dagen voor jouw evenement op in het magazijn van OostCampus (opgelet, het magazijn is om 16 uur gesloten). Het gebruik van dit toestel is gratis, maar er moet een waarborg van 50 euro cash betaald worden wanneer je de geluidsmeter afhaalt. Je brengt de geluidsmeter 1 of ten laatste 2 dagen na het evenement terug (op weekdagen). Wanneer je de geluidsmeter in goede staat (geen schade of technische problemen) en tijdig terugbrengt, krijg je de waarborg volledig terug.

Meer info

• Provinciale uitleendienst
  Wist je dat de uitleendienst van de provincie West-Vlaanderen erg uitgebreid én goedkoop is?
  Je kan er terecht voor geluidsmateriaal, lichtmateriaal, videomateriaal, tentoonstellingsmateriaal, promotiemateriaal ...
• Tope vzw, Hofstraat 2 in Ruddervoorde
  Wist je dat het ontmoetingshuis Tope vzw ook een uitleendienst heeft voor spelmateriaal? Zowel groot spelmateriaal als gezelschapsspellen hebben ze in aanbod, zeker de moeite waard om te informeren: speelotheekruddervoorde@gmail.com.