Feestmateriaal huren

Onderstaande procedure geldt voor het huren van materiaal vanaf 1 januari 2023. Bij vragen over het huren van materiaal voor het einde van 2022: neem contact op (zie contactgegevens op deze pagina).

Toelage aanvragen

Toelage voor het huren van feestmateriaal op de private markt

Oostkampse verenigingen kunnen vanaf 1 januari 2023 op de private markt materiaal zoals tafels, stoelen en podiumelementen huren en krijgen hiervoor een toelage van de gemeente. 

Deze werkwijze heeft verschillende voordelen: 

  • Het materiaal op de private markt komt beter tegemoet aan de kwaliteitsverwachtingen. 
  • Verenigingen krijgen keuzevrijheid en kunnen materiaal (zoals tafels en stoelen) huren dat goed past bij hun evenement en activiteit. 
  • Het uitlenen van feestmateriaal is geen kerntaak van de gemeente. Private firma's zijn beter georganiseerd, ook op logistiek vlak, en kunnen dit efficiënter aanpakken. 

Onder private markt verstaan we ook initiatieven zoals bijvoorbeeld de Provinciale Uitleendienst. 

Wie kan waarvoor de toelage aanvragen? 

  • Oostkampse erkende verenigingen
  • instellingen en samenwerkingsverbanden die onder de toepassing vallen van de 
    toelagereglementen met betrekking tot verenigingen
  • kermissen
  • wijk-, buurt- en straatfeesten
  • pop-upevenementen
  • participatieraden, hun initiatieven en werkgroepen,
  • burgerinitiatieven
  • buurt- en ontmoetingshuizen
  • flankerend onderwijsbeleid
  • projecten in het Zuiden
  • handelsverenigingen 
  • landbouwverenigingen

Hoeveel bedraagt de toelage per gehuurd materiaal? 

Onderstaande materialen komen in aanmerking voor de toelage:

  • Stoelen: 0,40 euro per stuk
  • Tafels (ongeacht formaat of vorm): 5 euro per stuk
  • Podiumelementen van 2 m² (poten inbegrepen): 13 euro per stuk (poten inbegrepen)
  • Vervoer van deze materialen: 20 euro

Procedure

  • Je kan de toelage voor het huren van feestmateriaal aanvragen voor alle evenementen of activiteiten die georganiseerd worden vanaf 1 januari 2023
  • Je dient de aanvraag in nadat het evenement heeft plaatsgevonden.
  • Om jouw aanvraag in te dienen heb je de factuur van het gehuurde feestmateriaal nodig. Zorg ervoor dat deze zaken duidelijk op de factuur vermeld staan: 
    • aantallen van het gehuurde materiaal
    • de datum van het evenement of de activiteit
    • de naam van de vereniging van het geleverde materiaal
  • Na goedkeuring van jouw aanvraag wordt de toelage uitbetaald. 

Bij welke leveranciers kan je terecht? 

Hieronder vind je een overzicht terug van een aantal leveranciers in de buurt. Je mag uiteraard ook in zee gaan met andere private spelers die niet op deze lijst staan. Onderstaande leveranciers zijn op de hoogte van de nieuwe werkwijze in onze gemeente en gaven ons de toestemming om hun contactgegevens op te nemen op onze website. 

leveranciertafelsstoelen receptie
tafels
podium
elementen
gemeentecontactadres
Feestplanxxx Torhoutinfo@feestplan.be
Star Jumpxxx Oedeleminfo@starjump.be
WDM eventsxxxxOedeleminfo@wdm-events.be
LOQAxxx Veldegeminfo@loqa.be
YDK-events   xEgem (Pittem)info@ydk-events.be
S2 partyrentxxx Zwevezeleinfo@s2partyrent.be 
Eventinatorsxxx Koolkerkeinfo@eventinators.be
Picobelloxxx Roeselareinfo@picobello.be
Gastroservicexxx Bruggeinfo@gostro-service.be
Maximus events   xZedelgeminfo@maximusevents.be
YB sound    xOostkamp info@ybsound.be
Provinciale uitleendienst    xBrugge uitleendienst@west-vlaanderen.be

Wat kan je wél nog uitlenen bij de gemeente?

Gratis uitlenen én ter plaatse brengen

Oostkampse verenigingen, scholen en bedrijven kunnen wel nog bij de gemeente terecht voor het gratis uitlenen en gratis ter plaatse brengen van: 

  • vlaggen
  • vlaggenmasten
  • nadarelementen

Gratis uitlenen

  • Materiaal in het kader van veiligheid:
    • brandblusapparaten
    • noodverlichtingsarmaturen
    • elektrische verdeelkasten
    • aansluitkabels
  • Materiaal in het kader van 'Proper Oostkamp':
    • vuilnisbakken
    • peukenbakken

De vermelde veiligheidsmaterialen en afvalbakken kunnen tijdens de openingsuren afgehaald worden in het magazijn van OostCampus, tenzij die materialen samen met vlaggen, vlaggenmasten en nadarelementen door de gemeente ter plaatse kunnen worden gebracht.

Hoe kan je dit materiaal reserveren? 

De aanvraag verloopt via het digitaal evenementenformulier waarmee je jouw evenement of activiteit aanvraagt.

Vul dit formulier zo snel mogelijk in om de nodige materialen te reserveren. Hou er rekening mee dat het gemeentelijk materiaal niet meer beschikbaar kan zijn als je te laat begint. 

Meer info

  • Provinciale uitleendienst
    Wist je dat de uitleendienst van de provincie West-Vlaanderen erg uitgebreid én goedkoop is?
    Je kan er terecht voor geluidsmateriaal, lichtmateriaal, videomateriaal, tentoonstellingsmateriaal, promotiemateriaal ...
  • Tope vzw, Hofstraat 2 in Ruddervoorde
    Wist je dat het ontmoetingshuis Tope vzw ook een uitleendienst heeft voor spelmateriaal? Zowel groot spelmateriaal als gezelschapsspellen hebben ze in aanbod, zeker de moeite waard om te informeren: speelotheekruddervoorde@gmail.com.