Evenement of activiteit aanvragen

Nieuw! Vanaf eind 2022 werken we met een nieuw digitaal evenementenformulier en is de manier van aanvragen dus ook veranderd. Lees daarom zeker eerst onderstaande informatie vooraleer je verder gaat.

Evenement of activiteit aanvragen

Wat moet je verplicht aanvragen en wat niet?

Verplicht aan te vragen evenementen en activiteiten

  • Straat-, wijk- of buurtfeesten (minstens 14 dagen voordien)
  • Braderieën, markten, beurzen en rommelmarkten (minstens 30 dagen voordien)
  • Fuiven, bals, muziekfestivals, concerten en andere muziekevenementen (minstens 30 dagen voordien)
  • Sport-, jeugd en cultuurevenementen op de openbare weg (minstens 30 dagen voordien)
  • Openbare evenementen op privédomein (minstens 30 dagen voordien)
  • Loop- en wielerwedstrijden (minstens 90 dagen voordien)
  • Feestweekends en andere meerdaagse evenementen (minstens 90 dagen voordien)

Andere activiteit of evenement?

Staat jouw evenement of activiteit niet in bovenstaande lijs? Neem nog even onderstaande vragen door: 

  • Wil je elektronisch versterkte muziek afspelen?
  • Wil je sterke drank, goederen ... te koop aanbieden? 
  • Wil je feestmateriaal bij de gemeente ontlenen?
  • Wil je bekers of trofeeën aanvragen voor een kampioenenviering?
  • Wil je het openbaar domein gebruiken?
  • Wil je een evenement organiseren dat publiek toegankelijk is? 
  • Wil je iet organiseren in de bossen (Nieuwenhovebos of Zorgvliet)? 

Heb je "ja" geantwoord op een van bovenstaande vragen? Dan heb je een (aanvullende) machtiging en/of toelating nodig. Dien minstens 30 dagen voordien een aanvraag in via het digitaal evenementenformulier. 

Twijfel je of een aanvraag nodig is voor je evenement? Neem contact met ons op om zeker te zijn!

 Niet verplicht aan te vragen evenementen en activiteiten 

  • Private aangelegenheden op privédomein (bijvoorbeeld huwelijksfeest, doopfeest, verjaardagsfeest ... )
  • Bepaalde publieke activiteiten en evenementen waarbij
    • je geen openbare ruimte inneemt
    • je geen (elektronisch versterkte) muziek (af)speelt
    • je geen uitleenmateriaal nodig hebt
    • ... 

Opgelet! Bij deze activiteiten en evenementen blijft het Algemeen Politiereglement wel steeds van toepassing. Onderaan deze pagina kan je de link terugvinden naar dit reglement. 

Via een andere weg aan te vragen 

Onderstaande zaken vraag je niet aan via het evenementenformulier:

Wanneer moet je een aanvraag indienen?

Kom niet voor verrassingen te staan en wacht niet te lang met het indienen van jouw aanvraag. Van zodra je het concept klaar hebt, kan je  de aanvraag al indienen om deze later nog verder te verfijnen. 

Hieronder vind je de minimumtermijnen terug die steeds gerespecteerd moeten worden. 

Minstens 90 dagen voordien
  • Loop- en wielerwedstrijden 
  • Meerdaagse evenementen 
Minstens 30 dagen voordien
  • Braderieën, markten, beurzen en rommelmarkten
  • Fuiven, bals, muziekfestivals, concerten en andere muziekevenementen
  • Sport-, jeugd en cultuurevenementen op de openbare weg 
  • Openbare evenementen op privédomein (minstens 30 dagen voordien)
  • Andere evenementen
Minstens 14 dagen voordien 
  • Straat-, wijk- of buurtfeesten 

Opgelet! Pas wanneer het College van Burgemeester en Schepenen het evenement heeft goedgekeurd mag je extern communiceren en reclame maken over jouw evenement of activiteit. Je hebt dus baat bij om het evenement steeds op tijd en liefst zo snel mogelijk aan te vragen. 

Hoe moet je je aanvraag indienen?

De aanvraag verloopt via 1 gecentraliseerd digitaal evenementenformulier

Vanaf nu hoef je dus geen verschillende aanvragen meer in te dienen bij verschillende diensten (politie, veiligheidsdiensten, brandweer, gemeentelijke diensten ... ) want het digitale evenementenformulier bundelt meteen al jouw aanvragen. 

Werkwijze

  • Ga naar het digitale evenementenformulier om de aanvraag te starten
    • Bij jouw eerste bezoek aan de pagina ben je verplicht om je te registreren. Je krijgt dan een paswoord dat je achteraf kan aanpassen. Registreren heeft veel voordelen: via jouw account kan je gemakkelijk een eerder ingevuld evenementenformulier kopiëren. Door vervolgens de data van een eerder evenement aan te passen ben je al goed op weg voor de aanvraag van een volgend evenement. 

We raden je aan om een account aan te maken met het algemene e-mailadres van jouw vereniging (bijvoorbeeld info@jouwvereniging.be). Zo kunnen ook andere leden het dossier opvolgen of in de toekomst nieuwe aanvragen behandelen.

  • Na het aanmelden kom je terecht op de vragenlijst. 
    • Het aantal vragen verschilt naargelang de aard van het evenement. Als je een groot evenement organiseert, krijg je meer vragen te zijn dan bij bijvoorbeeld een kleinschaliger straatfeest. 
    • Je kan ook bijlagen opladen en toevoegen aan jouw aanvraag. 

Wat gebeurt er nadat je de aanvraag hebt ingediend?

  • Dienst Vrije Tijd behandelt jouw aanvraag en brengt alle betrokken gemeentelijke diensten, politie en veiligheidsdiensten op de hoogte. 
  • Alle nodige adviezen worden verzameld en gebundeld.
  • Bij onduidelijkheden of vragen nemen we contact met je op. 
  • Wanneer alle adviezen binnen zijn, komt jouw evenement of activiteit op de agenda van het College van Burgemeester en Schepenen ter goedkeuring.
  • Je wordt na deze zitting per brief op de hoogte gebracht van de beslissing van het College. Bij de goedkeuring van jouw evenement vind je ook eventuele randvoorwaarden terug. 

Wanneer mag je een beslissing verwachten? 

  • Voor wedstrijden en meerdaagse evenementen is er een doorlooptijd van minstens 3 maanden.
  • Voor andere evenementen is er een doorlooptijd van minstens 4 weken. Afhankelijk van de complexiteit van het evenement kan dit langer duren.