Wat is e-facturatie?
E-facturatie betekent dat facturen niet langer op papier of via pdf worden verstuurd, maar als een gestructureerd digitaal bestand. Deze digitale facturen worden verzonden via Peppol, een veilig en internationaal netwerk waarmee organisaties elektronische documenten (zoals facturen en creditnota’s) kunnen uitwisselen.
Voordelen van Peppol
- Sneller en betrouwbaarder factureren
- Minder kans op fouten
- Automatische verwerking in boekhoudsoftware
Is e-facturatie verplicht voor elke vereniging?
Dat hangt af van de juridische vorm en btw-status van uw vereniging:
- Feitelijke vereniging: niet verplicht
- VZW: mogelijk verplicht
Controleer de gegevens via de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)
- Ga naar de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
- Zoek uw vereniging op.
- Kijk onder het onderdeel “Hoedanigheid”:
- Staat er “Geen gegevens opgenomen”?
→ Uw vereniging heeft geen btw-nummer → niet verplicht. Staat er “Onderworpen aan btw”?
→ Uw vereniging heeft een btw-nummer → wél verplicht, ook als je vrijgesteld bent van btw.
Verplicht? Volg dan deze stappen
Stap 1: Controleer uw software
Ga na of uw boekhoud- of facturatiepakket e-facturen kan versturen via Peppol.
Stap 2: Heeft u nog geen pakket?
Er bestaan gratis oplossingen die Peppol ondersteunen:
Assist – dankzij een samenwerking met de Vlaamse Sportfederatie gratis voor alle verenigingen (niet enkel sportverenigingen).
→ Beperkt tot 25 facturen per kwartaal.
Odoo – kies de app Financiën > Facturatie.
Let op: deze tools worden aanbevolen door de Vlaamse Sportfederatie. Controleer altijd zelf de voorwaarden.
Niet verplicht, maar toch e-facturatie nodig?
Ook als je niet verplicht bent, kan het zijn dat je e-facturen moet sturen naar de overheid, bijvoorbeeld voor subsidiedossiers of financiële transacties.
In dat geval kun je gebruikmaken van het gratis Mercurius-portaal van de overheid om e-facturen te versturen.
E-facturatie in Oostkamp
- Voor gemeentelijke toelagen in Oostkamp is e-facturatie niet nodig, omdat er niet met facturen gewerkt wordt.
- Huurt uw vereniging een zaal en bent u verplicht om e-facturatie te gebruiken? Pas dan uw gegevens in Ticketgang aan:
Zo doet u dat:
- Ga naar Account > Contactgegevens
- Scroll naar Facturatiegegevens
- Vul het veld Ondernemingsnummer correct in.
Zo ontvangt u uw e-factuur correct via Peppol.
Meer informatie
- Federale overheid: e-facturering binnen ieders bereik - e-factuur
- Vlaamse Sportfederatie: Elektronische facturatie binnen sportorganisaties: wat zijn de regels? | Vlaamse Sportfederatie
Nog vragen of graag extra ondersteuning?
Neem gerust contact met ons op. We bekijken samen de mogelijkheden en helpen je verder op weg.
Deze informatie is gebaseerd op richtlijnen en aanbevelingen van de Vlaamse Sportfederatie. Hoewel de focus daar ligt op sportverenigingen, zijn de regels rond e-facturatie van toepassing op alle verenigingen met een btw-nummer.
