Algemene info zaalverhuur gemeentehuis

Sleutels

  • Vaste gebruikers beschikken over een badge. Nieuwe gebruikers vragen een badge aan bij Onthaal van OostCampus.
  • Er is 1 badge per vereniging.
  • Wanneer je de zaal gereserveerd hebt, krijg je toegang met de badge tussen 7 en 22 uur. 
  • De achterdeur kan je enkel openen met de badge. Wie later arriveert, moet aanbellen. De deur kan vervolgens vanuit de vergaderzaal geopend worden. 

Beschikbaar materiaal

In de keuken boven

Kuismateriaalja
Plateaus4
Flesopenersja
Koffietassen en –borden48
Dessertborden24
Koffielepels24
Grote bordenneen
Bestekneen
Longdrinkglazen60
Cavaglazen100

In de zalen boven 

Wifija
Flipchart en stiftenneen
Tafels15
Stoelen40

Drank: voorwaarden en afspraken

  • Je mag als vereniging zelf geen koude dranken meebrengen
  • In de frigo’s van de keuken staat een assortiment drank. In de keuken zijn er ook glazen, flesopeners … beschikbaar (zie oplijsting hierboven). 
  • De bestelling van de drank en de aanvulling van de frigo’s gebeuren door de gemeente.
  • Er zijn enkel kleine flesjes drank beschikbaar (geen grote flessen).
  • De wijn wordt aangerekend per fles. 
  • Je noteert op het voorziene formulier de verbruikte dranken (en de eventueel gebroken glazen). In elk lokaal liggen een aantal invulformulieren. We vragen om dit ingevulde formulier samen met de lege flesjes in het vergaderlokaal achter te laten.
  • De facturatie van de verbruikte dranken aan de vereniging gebeurt via de gemeente. 
  • Je staat zelf in voor eventuele warme dranken.
  • Sterke dranken zijn niet toegelaten. 
  • Je zorgt als vereniging zelf voor de afwas. In de keuken zijn handdoeken en afwasmiddel ter beschikking. 

Kostprijs

Hoe wordt de prijs berekend? 

  • De prijs voor het huren van een zaal wordt berekend per uur.
  • De prijs per uur is afhankelijk van de grootte van de zaal, de aard van de activiteit en van de gebruiker (of de categorie).
  • Er zijn 3 categorieën
    • Categorie 1 = Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen: 2 euro per uur
    • Categorie 2 = Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen: 4 euro per uur
    • Categorie 3 = Bedrijven en commerciële activiteiten: 8 euro per uur

Andere prijsafspraken

  • De tijd nodig voor klaarzetten en opruimen moet ook aangevraagd en betaald worden.
  • Bij het klaarzetten de dag voordien wordt de periode van 23 uur tot 6 uur niet in rekening gebracht.
  • De periode tussen meerdere activiteiten (zonder tussentijdse repetities) wordt niet aangerekend. In onderling overleg moet de zaal dan wel nog verhuurd kunnen worden.