Algemene info en afspraken zaalverhuur Ridefort

Afval en eigen materiaal

  • Alle eigen materiaal wordt de dag zelf meegenomen. 
  • Alle afval moet door de vereniging worden meegenomen. Eventueel kunnen hiervoor bedrijfsafvalzakken aangekocht worden. Er is, tegen betaling, ook een afvalcontainer ter beschikking. 

Gebruik afvalcontainer

  • Kostprijs: 30 euro. 
  • Sleutel van de afvalcontainer: afspreken met en afhalen bij de conciërge: Ingeborg Gilté I tel 0470 234 488 I ingeborg.gilte@hotmail.com
  • Na gebruik verwittigt de conciërge het Onthaal in OostCampus.
  • De kostprijs wordt samen met de huur van de zaal gefactureerd. 

Baruitbating: afspraken en voorwaarden

Evenementenzaal 

  • Je staat zelf in voor de bestelling van koude dranken bij drankenhandelaar Rosseel (Schoolstraat 51 in Zwevezele, tel 051 611 172, info@brouwerijrosseel.be). Eigen (koude) dranken meebrengen is niet toegelaten. 
  • Ook glazen, koelkasten, bar, mobiele tapinstallatie ... regel je als vereniging via drankenhandelaar Rosseel. Het plaatsen van eigen koelkasten en diepvriezers is niet toegelaten. 
  • Je staat zelf in voor eventuele warme dranken. 
  • Sterke dranken zijn niet toegelaten 
  • De levering van drank en toebehoren neem je als vereniging zelf in ontvangst en dus niet door het personeel van de gemeente. Leveren en ophalen gebeuren binnen de huurtijd van de zaal. 
  • De drankenhandelaar factureert rechtstreeks aan de vereniging.
  • Je bepaalt als vereniging zelf de verkoopprijs van de dranken.
  • Verbruik van eigen dranken in andere delen van het gebouw is ook niet toegelaten.

Gemeenschapshuis, zaal met kookeiland en cafetaria

  • Drankenhandelaar Rosseel (Schoolstraat 51 in Zwevezele, tel 051 611 172, info@brouwerijrosseel.be) levert de drank voor het gemeenschapshuis, cafetaria en de hall-bar. Eigen koude dranken meebrengen is niet toegelaten 
  • De vereniging bepaalt zelf de verkoopprijs van de dranken.

Werkwijze

  • De sleutel van de frigo's kan je verkrijgen via de conciërge:
  • Bestelling drank, controle en aanvulling voorraad gebeurt door de gemeente.
  • Aanvullen van frigo’s cafetaria en gemeenschapshuis gebeurt door de gemeente.
  • Taak van de vereniging:
    • Noteer de verbruikte dranken (en de eventueel gebroken glazen) op het voorziene formulier. Je bezorgt het formulier samen met de sleutel aan de conciërge.
    • Enkel voor de cafetaria: vul de frigo’s aan zoals aangeduid op de binnenkant van de koelkastdeuren. De voorraad hiervoor staat in de aangrenzende berging.
  • De facturatie van de verbruikte dranken aan de vereniging gebeurt via Farys. De prijzen vind je onderaan.  

Andere afspraken

  • Bovenstaande werkwijze geldt enkel voor koude dranken. Je staat als vereniging zelf in voor eventuele warme dranken.
  • Sterke dranken zijn niet toegelaten.
  • Verbruik van eigen dranken, in de sporthal, de kleedkamers, de gangen, de parking … is eveneens niet toegelaten. 
  • Het plaatsen van eigen koelkasten en diepvriezers is niet toegelaten. 

Drankaanbod en prijs die Farys aan de vereniging aanrekent

Primus pils 0,80 euro
Pepsi 0,80 euro
Pepsi max 0,80 euro
Val orange 0,80 euro
AA-orange 0,80 euro
AA-rood 0,80 euro
Cécémel 0,80 euro
Fristi 0,80 euro
Val ice tea 0,80 euro
Spuitwater 0,80 euro
Plat water 0,80 euro
Sinaasappelsap1,00 euro
Kriek1,00 euro
White by Mystic1,00 euro
Tongerlo bruin1,40 euro
Tongerlo blond1,40 euro

Kostprijs

Hoe wordt de prijs berekend? 

  • De prijs voor het huren van een zaal wordt berekend per uur.
  • De prijs per uur is afhankelijk van de type gebruiker, de grootte van de zaal en bij grote zalen ook de aard van de activiteit. 

Type gebruiker

Er zijn 3 categorieën:

  • Categorie 1 = Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen: basistarief
  • Categorie 2 = Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen: basistarief x 2
  • Categorie 3 = Bedrijven en commerciële activiteiten: basistarief x 4

Grootte van de zaal 

Kleine zaal (< 60 m²): kleine zaal Gemeenschapshuis
  • Categorie 1: 2 euro per uur
  • Categorie 2: 4 euro per uur
  • Categorie 3: 8 euro per uur
Grote zaal (60 m² tot 300 m²): evenementenzaal, cafetaria, grote zaal Gemeenschapshuis
Aard van de activiteit:
  • Repetitie:
    • Categorie 1: 2 euro per uur
    • Categorie 2: 4 euro per uur
    • Categorie 3: 8 euro per uur
  • Socio-culturele activiteit:
    • Categorie 1: 4 euro per uur
    • Categorie 2: 8 euro per uur
    • Categorie 3: 16 euro per uur
  • Maaltijd, optreden, fuif:
    • Categorie 1: 10 euro per uur
    • Categorie 2: 20 euro per uur
    • Categorie 3: 40 euro per uur

Waarborg

Enkel van toepassing bij een optreden of een fuif in de evenementenzaal:

  • Categorie 1: 500 euro
  • Categorie 2: 750 euro
  • Categorie 3: 750 euro

Andere prijsafspraken

  • De tijd nodig voor klaarzetten en opruimen moet ook aangevraagd en betaald worden.
  • Bij het klaarzetten de dag voordien wordt de periode van 23 uur tot 6 uur niet in rekening gebracht.
  • De periode tussen meerdere activiteiten (zonder tussentijdse repetities) wordt niet aangerekend. In onderling overleg moet de zaal dan wel nog verhuurd kunnen worden.

Sluitingsuur

  • Het sluitingsuur is vastgelegd om 3 uur 's nachts.
  • Een afwijking daarop moet minstens 60 dagen voor de activiteit aan het College van Burgemeester en Schepenen gevraagd worden via e-mail aan cbs@oostkamp.be.

Gelijktijdige uitbating door verschillende verenigingen

De samenwerkende verenigingen moeten onderling duidelijke afspraken maken rond inzet personeel, tariefbepaling, verdeling ontvangsten, betaling factuur van de drank, aanvullen van de frigo’s ...