Algemene info en afspraken zaalverhuur Ridefort

• Sportstraat 2, Ruddervoorde

• Cafetaria Ridefort
• Evenementenzaal Ridefort
• Grote zaal Gemeenschapshuis Ridefort
• Kleine zaal met kookeiland Gemeenschapshuis Ridefort

De zaal kan gereserveerd worden door:

• Categorie 1 – Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
• Categorie 2 – Niet-erkende Oostkampse verenigingen en initiatieven
• Categorie 3 – Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
• Categorie 4 – Bedrijven en Oostkampse inwoners 

Voor Oostkampse inwoners (categorie 4):

• Enkel rustige activiteiten zoals communiefeest, babyborrel, rouwmaaltijd…
• Muziek beperkt tot 85dB 

Wat verwachten we van elke gebruiker? 

• De organisator is zelf eindverantwoordelijke 
• Laat de zaal opgeruimd en veegschoon achter
• Neem eigen materiaal en afval opnieuw mee
• Gebruik geen gevaarlijke producten (kaarsen, rookmachines, brandbare stoffen …)
• Veranker niets aan vloeren, wanden of plafonds
• Doof zelf de verlichting na gebruik
• Gebruik de zaal enkel voor de aangevraagde activiteit
• Enkel toegewezen ruimtes gebruiken
• Plaats gebruikte tafels en stoelen netjes terug in de voorziene karren/opslag 

Muziek en geluid 

• Voor versterkte muziek na 22 uur of hoger dan 85DB is een evenementenaanvraag verplicht
• Geluidsmeter verplicht bij muziek hoger dan 85dB 

Drank en catering 

Algemeen

• Wil je drank of voeding verkopen? → evenementenaanvraag verplicht
• Sterke dranken zijn niet toegelaten.
• Warme dranken voorzie je als vereniging zelf.
• Het verbruiken van eigen dranken in het gebouw (sporthal, kleedkamers, gangen, parking …) is niet toegelaten.
• Het plaatsen van eigen koelkasten of diepvriezers is niet toegelaten.
• Levering en ophaling van dranken gebeuren binnen de gereserveerde uren en tellen mee als huurtijd.
• Gebruik van bar, koelkast of keuken is afhankelijk van de gehuurde zaal.

Evenementenzaal 

• Bestelling van dranken
  • Je bestelt koude dranken verplicht via Drankenhandelaar Bevernagie, Kwaplasstraat 75, 8820 Torhout – 051 72 20 83 – bestellingen@bevernagie.be
  • Eigen (koude) dranken meebrengen is niet toegelaten.
  • Ook glazen, koelkasten, bar, mobiele tapinstallatie … regel je via Bevernagie.
  • Eigen koelkasten of diepvriezers plaatsen is niet toegelaten.
• Levering en ophaling
  • De vereniging neemt de levering zelf in ontvangst (niet het gemeentepersoneel).
  • Levering en ophaling gebeuren binnen de huurtijd.
• Facturatie en verkoop
  • Bevernagie factureert rechtstreeks aan de vereniging.
  • De vereniging bepaalt zelf de verkoopprijs.
  • Verbruik van eigen dranken in andere delen van het gebouw is niet toegelaten.

Gemeenschapshuis, zaal met kookeiland en cafetaria

• Levering van dranken
  • Dranken worden geleverd door Drankenhandelaar Bevernagie, Kwaplasstraat 75, 8820 Torhout – 051 72 20 83 – bestellingen@bevernagie.be
  • Eigen koude dranken meebrengen is niet toegelaten.
  • Grote bestellingen geef je minstens 10 dagen vooraf door aan de conciërge.
  • Controle en aanvulling van de voorraad gebeuren door de gemeente.
  • Aanvullen van frigo’s (cafetaria en gemeenschapshuis) gebeurt door de gemeente.
• Sleutels
  • Sleutel van de frigo’s verkrijgbaar via de conciërge:
    Ingeborg Gilté – 0470 234 488 – ingeborg.gilte@hotmail.com
• Taken van de vereniging
  • Noteer verbruikte dranken en eventuele gebroken glazen op het voorziene formulier.
  • Bezorg het formulier samen met de sleutel aan de conciërge.
  • Enkel voor de cafetaria: vul de frigo’s aan zoals aangeduid op de binnenkant van de koelkastdeuren (voorraad in aangrenzende berging).
• Facturatie
  • Facturatie van verbruikte dranken gebeurt via Farys, Stropstraat 1, 9000 Gent (BTW BE 0200.068.636)
  • De vereniging bepaalt zelf de verkoopprijs.
  • De prijzen die Farys aanrekent vind je hier. prijslijst verbruikte dranken Ridefort_augustus2025.xlsx42,1 Kb(xlsx)

Afval

• Bij reservatie moet je aangeven of je de restafval- en PMD-containers wil gebruiken 
• Kostprijs: 50 euro per afvalcontainer 
• Afval achterlaten mag enkel in gehuurde containers en mits correcte sortering, anders moet het afval meegenomen worden   

Verzekeringen en extra verplichtingen 

De organisator is zelf verantwoordelijk voor:

• Een geldige verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA).
• Een verzekering voor schade, brand en ongevallen tijdens de activiteit.
• De aanvraag via Unisono (SABAM + Billijke Vergoeding).
• Een eventuele vergunning voor het schenken van sterke drank.
• Een evenementenaanvraag indien van toepassing.
• Naleving van de richtlijnen rond alcoholverkoop en leeftijdscontrole.
• Minstens 2 volwassen verantwoordelijken die tijdens het evenement nuchter blijven.
• Security volgens het geldende fuifcharter en/of de richtlijnen van de politie.

Schade 

Stel je schade vast? Meld dit meteen via email. 
Wordt achteraf schade vastgesteld, dan worden herstelkosten aangerekend. 

Sluitingsuur

• Het sluitingsuur is vastgelegd om 3 uur 's nachts.
• Een afwijking daarop moet minstens 60 dagen voor de activiteit aan het College van Burgemeester en Schepenen gevraagd worden via e-mail aan cbs@oostkamp.be.

Gelijktijdige uitbating door verschillende verenigingen

De samenwerkende verenigingen moeten onderling duidelijke afspraken maken rond inzet personeel, tariefbepaling, verdeling ontvangsten, betaling factuur van de drank, aanvullen van de frigo’s ... 

Hoe reserveren? 

Reserveer snel en eenvoudig via het online reservatiesysteem

Inwoners (categorie 4) reserveren via reservaties@oostkamp.be 
Vermeld: datum, doelgroep en type activiteit. 

Je reservatie is pas definitief na de bevestigingsmail. 

Wanneer kan je reserveren? 

Volgens gebruikerscategorie: 

• Categorie 1 & 2 – vanaf 15 november (voor komende 2 jaar)
• Categorie 3 & bedrijven – vanaf eerste werkdag januari (voor lopende + volgende jaar)
• Oostkampse inwoners – vanaf eerste werkdag van januari en max. 6 maanden vooraf reserveren 

Wijzigingen 

Wil je je reservatie aanpassen, bijvoorbeeld een andere datum, uur of zaal? 

• Een wijziging kan tot 7 werkdagen vóór de reservatie
• Je vraagt dit aan via email bij de dienst reservaties
• De wijziging is pas geldig nadat je een bevestigingsmail hebt ontvangen  

Annuleren

• Tot 90 dagen vooraf annuleer je gratis 
• Minder dan 90 dagen vooraf → volledige retributie wordt aangerekend
• Annuleren doe je via reservaties@oostkamp.be

Toegang

• Je hoeft de sleutels niet af te halen, de deuren zijn open. Bij problemen contacteer je de conciërge Ingeborg Gilté: tel 0470 234 488

• De prijs voor het huren van een zaal wordt berekend per uur.
• De prijs per uur is afhankelijk van de type gebruiker, de grootte van de zaal en bij grote zalen ook de aard van de activiteit.
• Er zijn 4 categorieën: 
  • Categorie 1 = Erkende Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
  • Categorie 2 = Niet-Oostkampse verenigingen en initiatieven
  • Categorie 3 = Niet-Oostkampse verenigingen, instellingen en scholen
  • Categorie 4 = Bedrijven en Oostkampse inwoners

Kleine zaal gemeenschapshuis

Evenementenzaal, cafetaria, grote zaal gemeenschapshuis

• De tijd nodig voor klaarzetten en opruimen moet ook aangevraagd en betaald worden.
• Bij het klaarzetten de dag voordien wordt de periode van 23 uur tot 6 uur niet in rekening gebracht.
• De periode tussen meerdere activiteiten (zonder tussentijdse repetities) wordt niet aangerekend. In onderling overleg moet de zaal dan wel nog verhuurd kunnen worden.

Extra kosten

• Gebruik zonder reservatie → dubbel tarief
• Extra schoonmaak / afvalverwijdering → 50 euro per werkuur 
• Schadeherstel → 50 euro per uur + materiaalkost 

Reserveer je voor het eerst een zaal? Lees dan de praktische info op onze website. 

Voor volgende activiteiten is een evenementenaanvraag verplicht:

• Elektronisch versterkte muziek 
• Verkoop van drank of voeding 
• Ontlenen van feestmateriaal of verdeelkasten
• Aanvragen van bekers of trofeeën (kampioenenviering) 
• Activiteiten op openbaar domein 
• Publiek toegankelijke evenementen