Gemeente en OCMW Oostkamp namen in juli 2012 hun intrek in OostCampus. Het samenbrengen van alle dienstverlening van het lokaal bestuur op één locatie was een grote verbetering voor de burgers én voor de interne efficiëntie. Een goeie 10 jaar later is er heel wat veranderd. Daarom worden nu de publieksgedeelten verbouwd. Vele kleine ingrepen zullen de klantervaring verbeteren en ervoor zorgen dat het gebouw klaar is voor opnieuw 10 jaar kwalitatieve dienstverlening. Oostkamp blijft inzetten op een klantgerichte, warme dienstverlening waar de mens centraal staat, maar waarbij ook nieuwe digitale middelen volop ingezet worden. Er wordt gefaseerd gewerkt. De eerste fase van de werken start op 16 juni en wordt afgerond begin augustus. Sluitstuk van deze eerste fase met heel wat vernieuwingen is de mogelijkheid om vanaf 1 september pasfoto’s voor identiteitskaarten, kids-ID’s* en reispassen in OostCampus te laten nemen.
Voor 2012 zaten de verschillende diensten van gemeente en OCMW verspreid over heel wat locaties in de gemeente. Voor de burger was het niet altijd evident te weten waar hij/zij precies moest zijn. En ook voor de interne samenwerking was dit niet altijd handig. Toen Coca Cola aankondigde te zullen vertrekken uit Oostkamp, besliste de gemeenteraad in 2006 de site aan te kopen om alle diensten te centraliseren. Een unieke kans. Het bestuur was zijn tijd ver vooruit met een verregaande integratie van gemeente en OCMW tot één werking en een vernieuwde aanpak van de loketten en dienstverlening. De aanpak en het ontwerp van architect Carlos Arroyo waren vernieuwend, creatief én duurzaam tegelijk door het maximaal hergebruik van het bestaande gebouw.
In de 10 jaren die volgden is heel wat veranderd, om de digitalisering niet te noemen. Ook voor de fysieke dienstverlening lagen daar heel wat verbetermogelijkheden. Daarom besliste het lokaal bestuur om het publieksgedeelte van OostCampus te verbouwen. Het gaat om heel wat kleinere ingrepen aan de loketten, vergaderruimtes en de vrije ruimte in OostCampus die alles samen voor een betere klantervaring moeten zorgen. Met de vernieuwingen blijft de gemeente trouw aan het oorspronkelijk ontwerp van OostCampus maar biedt ze tegelijk een geactualiseerde beleving van de dienstverlening aan de bezoekers aan.
Er wordt ingezet op een aantal grote pijlers:
- Navigatie: bezoekers moeten sneller en vlotter hun weg vinden doorheen het gebouw en hoeven niet nodeloos aan te schuiven aan het Onthaal. Dat verhoogt het comfort van de bezoeker én vermindert de toestroom aan het Onthaal, zodat er meer tijd en ruimte is voor wie daar echt moet zijn. Concreet zal een bezoeker die een afspraak heeft zich digitaal kunnen aanmelden en zo doorverwezen worden naar de juiste plaats van afspraak. Wie liever persoonlijk geholpen wordt op weg naar de afspraak, kan nog steeds terecht bij een medewerker aan het Onthaal. Er komt ook duidelijkere signalisatie en een overzicht van de vergaderingen, zodat bezoekers ook op die manier vlotter hun weg vinden. Aan de vergaderzalen komen ook aankondigingsschermpjes van de lopende en komende vergaderingen.
- Informatie: via diverse schermen krijgen bezoekers praktische en algemene informatie. Er komt een centrale kiosk die alle flyers en brochures bundelt.
- Innovatie: de lancering van de kluisjes begin 2025 was een voorafje van deze vernieuwingen. Voor het afhalen en terugbrengen van heel wat zaken kunnen sinds januari de kluisjes ingezet worden. Een mooie stap in de 24/7-dienstverlening van de gemeente. In het loket Vergunningen komt een scherm in een tafel om makkelijker samen naar plannen te kunnen kijken. En de pasfoto’s voor identiteitskaart, kids-ID* of reispas zullen in de toekomst ter plekke genomen kunnen worden. Elke vergaderruimte wordt uitgerust met een scherm dat ook toelaat op een kwalitatieve manier hybride te overleggen – bijvoorbeeld met klanten of partners op locatie.
Oostkamp blijft ook inzetten op een warm onthaal. Daarom blijft het altijd mogelijk om het Onthaal binnen te stappen; ook wanneer je je digitaal kan aanmelden. En aan de infokiosk zal de bezoeker kunnen grasduinen in heel wat informatie én tegelijk een koffie kunnen drinken.
Fasering van de werken
Tijdens de werken moet de dienstverlening kunnen blijven doorgaan. Daarom wordt in fases gewerkt. Bezoekers moeten dus niet naar een ander gebouw, maar worden ter plekke in OostCampus geholpen. Dat zal meestal in loket 2 zijn, dat tijdens de werken als flexloket ingezet wordt.
De eerste fase start op 16 juni en loopt tot eind juli. In deze eerste fase worden de loketten Onthaal, Burgerzaken en Politie vernieuwd. In deze eerste fase zitten al heel wat vernieuwingen. Na het bouwverlof wordt dan de volgende fase opgestart en verhuist het loket van de sociale dienst tijdelijk naar huidig loket 2. En zo gaan de werken loket per loket verder. Alles wordt ter plekke goed aangeduid.
Het Onthaal verhuist vanaf 12 juni tijdelijk naar loket 2, waar ook de overige dienstverlening van Burgerzaken zit.
Pasfoto’s voor je reispas, identiteitskaart (eID) of Kids-ID*: kan vanaf 1 september in OostCampus
Vanaf 1 september 2025 kunnen inwoners van Oostkamp gebruikmaken van Live Enrollment bij het aanvragen van hun identiteitskaart of reispas. Dat is het systeem waarbij ter plekke in OostCampus pasfoto’s genomen worden voor de identiteitskaart, de Kids-ID* en de reispas. Als inwoner hoef je vanaf dan dus geen pasfoto meer mee te brengen.
De Live Enrollment is een initiatief van de FOD Buitenlandse Zaken om identiteitsfraude bij reispassen te voorkomen doordat de ambtenaar ter plekke pasfoto en vingerafdrukken afneemt. Dan ben je 100 % zeker van de identiteit van persoon in kwestie. Zeker in een wereld met steeds verfijndere AI-toepassingen is dat een aandachtspunt. De toepassing kan ook ingezet worden voor identiteitskaarten en Kids-ID’s*, maar nog niet voor rijbewijzen.
Live Enrollment biedt tal van voordelen: inwoners hoeven geen pasfoto meer mee te brengen en de foto's voldoen zeker aan de internationale ICAO-normen. Bij foto’s uit fotocabines was dat niet altijd het geval en dan moest de klant een nieuwe foto laten nemen en een nieuwe afspraak maken. Zo verhogen we én de klanttevredenheid én de interne efficiëntie.
*Voor een Kids-ID is de minimumleeftijd voor het nemen van een pasfoto in OostCampus vastgelegd op 3 jaar. Voor jongere kinderen moeten de ouders wel nog een pasfoto meebrengen.
