Moet je nog starten met het plannen van een evenement of activiteit? We geven hier enkele tips en aandachtspunten waar je rekening mee kunt houden bij het plannen van een evenement of activiteit.
Voor en met wie wil je iets organiseren?
Wil je iets leuk met de inwoners van je straat doen, iets met de leden van je vereniging, iets voor de inwoners van je deelgemeente? Denk na voor wie het evenement bedoeld is en hoeveel mensen je samen wil brengen. Werken met inschrijvingen kan een goed idee zijn om een duidelijk beeld te krijgen van het aantal aanwezigen.
Je hoeft de organisatie van je evenement niet alleen te doen. Stel een werkgroep samen die zijn schouders onder de organisatie wil zetten. Zoek eventueel toenadering tot andere verenigingen en feestcomités. Dit creëert meteen een groter draagvlak voor het evenement. Breng indien mogelijk diversiteit in de werkgroep qua leeftijd, interesses en talenten. Dit zal de creativiteit zeker ten goede komen. Maak een taakverdeling op en kom samen onder het motto ‘goede afspraken maken goede vrienden’.
Waar en wanneer?
Het is aangeraden de exacte feestdatum vooraf te bepalen. Dit maakt overleg met anderen gemakkelijk en zo weet je ook of je voldoende medewerkers kan mobiliseren op de geplande datum. Begin ook op tijd met de voorbereiding en stel een duidelijk programma op. Zo voorkom je dat je op het allerlaatste moment voor verrassingen komt te staan.
Zoek een locatie die groot genoeg is, toegankelijk is voor iedereen, voldoende parkeermogelijkheden biedt en geschikt is voor hetgeen jullie nodig zullen hebben.
Budget
Voor de organisatie: stel een raming op van de inkomsten en uitgaven. Probeer hierbij een reserve aan te leggen voor eventuele tegenslagen en/of materiaalkosten.
Voor de deelnemers: zorg ervoor dat de kostprijs geen reden is om afwezig te blijven. Met een beetje creatief denkwerk kan je vast wel leuke (én goedkopere) alternatieven verzinnen.
Meer info
Op de website van Formaat ikorganiseer.be vind je een handig overzicht met praktische tips en een actuele oplijsting van alle verplichtingen die je kunnen helpen bij de organisatie van jouw evenement of activiteit.