Praktische tips

14_straatfeest (grote weergave)

Organisatoren

Alleen is maar alleen. Stel daarom een werkgroep samen die zijn schouders onder de organisatie wil zetten. Dit creëert meteen ook een groter draagvlak voor het evenement. Breng, indien mogelijk, diversiteit in de werkgroep qua leeftijd, geslacht, interesses, beroep… Dit zal de creativiteit zeker ten goede komen. Maak tijdens de vergaderingen een verslag onder het motto “goede afspraken maken goede vrienden”.

Feestdatum

Het is aangeraden de exacte feestdatum vooraf te bepalen. Dit maakt overleg met anderen makkelijk en zo weet je ook of je voldoende medewerkers kan mobiliseren op de geplande datum.

Begin op tijd

Begin op tijd met de voorbereiding. Zo voorkom je dat je op het allerlaatste moment voor verrassingen staat. Eventuele problemen kan je op deze manier nog tijdig opvangen. Reserveer zo snel mogelijk de nodige materialen. Hou er bijvoorbeeld rekening mee dat het gemeentelijk materiaal niet meer beschikbaar kan zijn als je te laat begint. Start daarom minimaal een half jaar vooraf met het voorbereiden.

Werkplanning

  • Maak tijdig een gedetailleerde werkplanning op met “wie doet wat wanneer”.
  • Maak voor de dag zelf een uur-tot-uur-werkverdeling op. Zo verhinder je dat iemand continu aan het werk blijft.
  • Kom een 2-tal weken voor het feest nog eens samen om de werkplanning te overlopen en bij te sturen waar nodig.
  • Voor grotere feesten: stel iemand aan die de afwisseling van de ploegen kan regelen.

Stel vooraf een budget op

Voor jezelf en de medewerkers:

Stel vooraf een raming op van de inkomsten en uitgaven. Het is de bedoeling om, althans bij de start, winst te maken en zo een reserve aan te leggen voor eventuele tegenslagen en/of materiaalkosten. Winst kan je altijd kwijt, maar als je verliezen uit eigen zak moet betalen, kan de vriendschap vlug omslaan.

Voor de deelnemers:

Zorg ervoor dat de kostprijs geen reden is om afwezig te blijven. Met een beetje creatief denkwerk kan je vast wel leuke (én goedkopere) alternatieven verzinnen.

Wie komt er?

  • Vooraf inschrijven is de boodschap. Zet je uiterste datum zo kort mogelijk bij het feest.
  • Betaling bij inschrijving.
  • Werk met bonnetjes voor bvb de BBQ.
  • Zorg voor een kleine marge van producten want er zijn altijd “late roepingen” die de dag zelf nog willen inschrijven.

Maak geschiedenis

Foto's en filmopnames bieden een blijvende herinnering aan het feest. Regel daarom een fotograaf en/of filmer. Bij een volgende gelegenheid kan je dan de foto’s tonen/projecteren.

Je kan de foto’s ook op bvb Picasa zetten zodat de deelnemers achteraf nog even kunnen nagenieten.

Opruimen

Na het feest willen jullie natuurlijk wel dat de buurt er weer netjes bij ligt. Maak met de medewerkers vooraf een planning op voor het opruimen en schoonmaken. Schakel eventueel de hulp van de buurtkinderen in.

Na het feest

Hou zo spoedig mogelijk na het feest een evaluatievergadering waarop iedere medewerker de positieve en negatieve zaken kan melden. De “geleerde lessen” zeker goed documenteren voor de volgende organisatie.

Afrekening

Als alle facturen betaald zijn, kan een financiële eindbalans opgemaakt worden. Geef alle medewerkers een overzicht van dit resultaat. Deze laatste bijeenkomst kan een start voor een volgend feest zijn. Maak je er een jaarlijkse gewoonte van? Of hou je het op tweejaarlijks, of ….?

Praktisch

Werkgroep Mensen spreken Mensen

OostCampus

Siemenslaan 1, 8020 Oostkamp

tel.050 819 906
mensensprekenmensen@oostkamp.be visitekaartje
LCP