Passieve openbaarheid van bestuur

Doe je aanvraag hier

Inhoud

Als burger heb je ook het recht om het lokaal bestuur, of eender welke andere bestuursinstantie, te vragen om inzage, uitleg of een afschrift te bezorgen van bestuursdocumenten. Dat is het principe van passieve openbaarheid. De overheid geeft jou toegang tot documenten op vraag.

Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven … De nationaliteit of de woonplaats van de aanvrager speelt geen rol. Ook overheden kunnen documenten bij andere overheden opvragen.

Je geeft zelf aan welke vorm van openbaarmaking je verkiest:

• inzage in het document;
• uitleg over het document;
• een afschrift van het document.

Voorwaarden

De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten. Je kunt het lokaal bestuur dus niet vragen om:

• gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden;
• de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren;
• bijkomende uitleg op te schrijven;
• een samenvatting van een omvangrijk dossier te maken.

Toekomstige documenten kunnen evenmin opgevraagd worden. Als het document niet af is of onvolledig is, moet het niet worden vrijgegeven. Het is ook niet mogelijk om documenten op te vragen die fysiek vernietigd zijn conform de voorschriften van het archiefdecreet.

Procedure

Stap 1: je dient je aanvraag in

• per webformulier;
• per e-mail te bezorgen aan secretariaat@oostkamp.be;
• per brief of via ingevuld formulier (je kan een beroep doen op een medewerker van het loket om het formulier in te vullen) te bezorgen aan het Secretariaat, OostCampus, Siemenslaan 1, 8020 Oostkamp – formulier te vinden bij de downloads.

Je moet niet uitdrukkelijk vermelden dat je een beroep doet op de regels rond openbaarheid van bestuur, opgenomen in het bestuursdecreet.

Mondelinge of telefonische vragen komen niet in aanmerking. Uiteraard is het wel altijd mogelijk om telefonisch bijvoorbeeld informatiebrochures op te vragen.

Let op! Indien je de openbaarheid van een bestuursdocument aanvraagt voor een andere persoon, moet je een schriftelijke volmacht toevoegen (niet vereist voor advocaten). Een model van volmacht is te vinden bij de downloads.

Wat moet er in de aanvraag staan?

• Je vermeldt waarover de aanvraag gaat en om welke documenten het gaat.
• Je geeft expliciet aan op welke manier je de documenten wilt zien:
• inzage in de documenten;
• uitleg bij de documenten;
• afschrift (kopie).
• Je vermeldt je naam en postadres als aanvrager (enkel een e-mailadres is niet voldoende).

Als de aanvraag onvolledig is, kan (en moet) het lokaal bestuur vragen de aanvraag verder te specificeren of aan te vullen.

Moet ik vermelden waarom ik bepaalde informatie opvraag? Als je algemene bestuursdocumenten opvraagt, moet je geen belang kunnen aantonen. Je moet wel een belang aantonen als je documenten van persoonlijke aard opvraagt die niet over jezelf gaan.

Stap 2: Registratie van de aanvraag

Nadat je je aanvraag hebt ingediend, wordt deze onmiddellijk in een register genoteerd met de datum van ontvangst.

Stap 3: Beslissing

De algemeen directeur beslist over de aanvraag.

Je krijgt binnen 20 kalenderdagen na de ontvangst van de aanvraag schriftelijk (per brief of per e-mail) een antwoord. Deze termijn kan verlengd worden tot 40 kalenderdagen als het lokaal bestuur de aanvraag moeilijk tijdig kan toetsen aan de uitzonderingen. Het lokaal bestuur moet deze verlenging motiveren.

Als maar een gedeelte van het dossier openbaar mag worden gemaakt moet dit meegedeeld worden in de beslissing met vermelding van de reden en een overzicht van welke documenten niet zullen worden getoond.

Een afwijzing van de aanvraag vermeldt steeds de mogelijkheden om in beroep te gaan tegen de beslissing.

Stap 3: Uitvoering van de beslissing

Het effectief inzage geven of bezorgen van de afschriften gebeurt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 20 kalenderdagen na ontvangst van de aanvraag. Deze termijn kan verlengd worden tot 40 kalenderdagen als het lokaal bestuur de gevraagde informatie moeilijk tijdig kan verzamelen.

Wanneer de openbaarheid wordt toegestaan en je inzage krijgt in documenten, wordt in overleg met de betrokken dienst de plaats en het tijdstip voor inzage vastgesteld. Je moet voldoende tijd krijgen om de documenten te raadplegen.

Kostprijs

Inzage en uitleg zijn steeds kosteloos. Ook toezending van een afschrift via e-mail is gratis.

Voor een afschrift op papier of op een andere drager vraagt het lokaal bestuur een redelijke kostprijs:

Uitzonderingen

Alle bestuursdocumenten zijn in principe openbaar, behalve als één of meerdere van de uitzonderingsgronden van toepassing zijn.