Naar inhoud

Centrale mid-office software klaar voor gebruik

Dit nieuwsbericht is niet actueel.

krant_lezen (grote weergave)
De gemeente, OCMW en AGB willen graag verder werk maken van een meer gecentraliseerd gegevensbeheer. Daarom werd vorig jaar overgegaan tot de aankoop van een software-oplossing om de beschikbare data beter te integreren en om een aantal processen te automatiseren.

Na een intensieve periode van voorbereiding, wordt de software nu in gebruik genomen. Dit gebeurt gefaseerd, waarbij voorrang gegeven wordt aan het proces van zitting van OCMW-raad, Gemeenteraad en College. Ook centrale postregistratie met inscannen en digitaal beheren van de post komt er in een eerste fase bij. Met dit project wordt vooral gestreefd naar efficiëntiewinst (tijdsbesparing, kortere doorlooptijden, eenvoudigere opvolging…) en het is een basis voor een verbeterde digitale dienstverlening en archivering.

Iedere dienst en organisatie heeft op vandaag zijn eigen manier om gegevens bij te houden. Gegevens kunnen bij verschillende medewerkers beschikbaar zijn in verschillende vormen. Wanneer deze gegevens wijzigen, is het niet evident om na te gaan wie allemaal met die gegevens werkt en op de hoogte moet zijn van de wijzigingen. Om intern efficiënter te werken is het dus belangrijk om een centrale database te hebben.

De nieuwe centrale software is ook meteen de opvolger van het vroegere notuleringspakket waarin de zittingen en beslissingen van College en Gemeenteraad opgemaakt werden. Die software moest dringend vervangen worden, wegens stopzetting van het pakket bij de leverancier. Het was meteen de kans om ook de administratieve verwerking van de OCMW-raad gelijk te schakelen en in één pakket te verwerken. Dit is meteen ook het eerste wat opgestart is en waarmee de verschillende administratieve diensten nu één voor één zullen mee starten.

Verder voorziet het pakket ook mogelijkheden rond dossieropvolging en volledige digitalisering van de postregistratie. Daarnaast biedt het pakket ook ruimte om eigen workflows op te bouwen. Iets waar de komende jaren zeker gebruik van gemaakt zal worden. Op termijn biedt het centraal systeem de mogelijkheid om gegevens naar de burger te ontsluiten. Bijvoorbeeld om van thuis uit de stand van zaken van de eigen dossiers op te volgen en de documenten van de gemeente te bewaren.

op 21 december 2015
Nieuwsoverzicht
LCP